Sistema de Información para La Gestión de Pedidos de la Empresa INACOL S.A.S.

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Hoy en día los vendedores de cada zona, cuenta con un aplicativo de registro de pedidos que funciona con una base de datos local, donde se relaciona la referencia, descripción, cantidades disponibles y precio del producto, como también la base de datos de los clientes divididos por zonas y vendedor encargado. Este proceso se realiza por medio de un servicio web del sistema operativo Windows server 2008, el cual se encarga de extraer todos los registros sincronizando las tablas donde se encuentra gran parte de la información y así asignarlos a la base de datos de los equipos sistemáticos principales.

Analizando el aplicativo mencionado, se ha detectado las diferentes falencias que presenta cuando los vendedores deben registrar los respectivos pedidos. La principal de ellas es la baja cobertura del proveedor ISP la cual conlleva que la aplicación genere inconvenientes de conectividad retrasando o anulando el proceso de registro de pedidos por lo que los vendedores pierden gran tiempo de su jornada laboral reiniciando los equipos e ingresando nuevamente los pedidos. Esto también conlleva a que dichos pedidos se retrasen y a su vez la facturación y el despacho de los artículos.

Otra de las grandes falencias que entorpece el proceso, afecta directamente al departamento de sistemas, puesto que debido al error que genera el aplicativo en mención, se hace altamente dispendioso el manejo de los vendedores hacia el aplicativo por lo cual el analista de sistemas se encarga en gran mayoría de tiempo a dar soporte técnico a los vendedores y por esto se retrasan los demás procesos que también requieren soporte de sistemas dentro de la empresa. El aplicativo tampoco cuenta con una extensión que arroje la información acerca de la cantidad de pedidos que se han logrado registrar en el sistema de frecuencia semanal, para que las personas encargadas del área de producción tengan este dato claro y así mismo se elabore el plan de producción correcto en el área evitando márgenes de error exagerados.

De acuerdo a la previa investigación que se ha realizado, identificando los errores que presenta el aplicativo y los inconvenientes que afectan directamente la atención y la oportuna entrega de los productos a los clientes, se cree firmemente en ampliar una indagación más exhaustiva que pueda arrojar los datos necesarios con los cuales se pueda dar solución adecuada al problema identificado.

Todo esto se hace en base a obtener mejorías en varios aspectos, como la oportunidad de registro de pedidos de los vendedores, mejora en los tiempos de entrega de los pedidos, corrección en los márgenes de error de la producción semanal y sobretodo el cumplimiento con los clientes.

Por ello se propone realizar una intervención, la cual logre determinar una solución al aplicativo mediante los diferentes conocimientos que se posee acerca de sistemas y así renovar y mejorar el estado en el cual se encuentra el aplicativo, creando funciones específicas que corrijan los errores anteriormente expuestos y se pueda dar un valor agregado que produzca notoriamente la satisfacción tanto de los clientes como de los colaboradores de la empresa, quienes son los principalmente afectados dentro del proceso del aplicativo.

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1.2 Formulacion Del Problema

¿Cómo mejorar y agilizar el proceso de control y gestión de los pedidos por el servicio web que realiza el departamento de ventas de la empresa INACOL S.A.S?

1.3 Sistematizacion Del Problema

- ¿Cómo gestionar de manera adecuada la información de los pedidos realizados por los clientes y tomados por los vendedores vía servicio web?

- ¿Cómo dar una solución efectiva a la inconsistencia de la conectividad del aplicativo de acuerdo a la cobertura de la ISP?

- ¿Cómo sincronizar de manera efectiva la base de datos del aplicativo web con la herramienta TRIDENT MILENIUM?

- ¿Cómo desarrollar de una forma efectiva y organizada los archivos planos para el procesamiento del pedido?

- ¿Cómo registrar los pedidos desde cualquier dispositivo móvil que posea un navegador web?

OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Desarrollar un sistema de información que mejore y agilice el proceso de control y gestión de los pedidos por el servicio web que realiza el departamento de ventas de la empresa INACOL S.A.S

2.2 Objetivos Especificos

- Gestionar de manera adecuada la información de los pedidos realizados por los clientes y tomados por los vendedores por servicio web.

- Dar una solución efectiva a la inconsistencia de la conectividad del aplicativo de acuerdo a la cobertura de la ISP.

- Sincronizar de manera efectiva la base de datos del aplicativo web con la herramienta TRIDENT MILENIUM.

- Generar de una forma efectiva y organizada los archivos planos para el procesamiento de los pedidos.

- Registrar los pedidos desde cualquier dispositivo móvil que posea un navegador web.

RESULTADOS E IMPACTOS ESPERADOS

3.1 Resultados Esperados

Tras finalizar el proceso de desarrollo de la aplicación, teniendo como base en el esquema metodológico seleccionado para este proyecto se pretenderán satisfacer los resultados descritos a continuación:

3.1.1 Software

La aplicación de servicio web para la optimización de procesos en el Dpto. de Ventas a implementar en la empresa INACOL S.A.S, de acuerdo a la arquitectura de desarrollo planteada en la metodología está conformada por:

- Una base de datos, para el almacenamiento y gestión de la información respectiva a los procesos desarrollados dentro del Dpto. de ventas, enfocando la veracidad e integridad de la información.

- Módulos de ejecución de acuerdo a los perfiles para cada usuario, donde se cargaran instrucciones dedicadas para la necesidad de cada cual.

- Un módulo para el envío y recepción de mensajes entre diferentes usuarios.