7 pasos para crear politicas y procedimientos.

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si las transgresiones son un lapso ocasional de mal juicio o se trata de un mal uso de poder o de los recursos de la compañía.

Asegurarse de que todos comprendan

Es fácil para un trabajador fingir ignorancia y decir: "Oh, no sabía que había cambiado" si no cuentas con pruebas de que ha recibido el memo. Cuando crees una política o procedimiento, envía dos copias del documento (una para que el trabajador la tenga en su lugar de trabajo y otra que deberá firmar y regresarte como acuse de recibo). La declaración de que un empleado ha recibido la información y se hará responsable de leerlo debe aparecer en la parte inferior del documento, al lado de la firma. Aunque esto parezca trabajo adicional, son esos contados casos en los cuales no existe constancia por escrito en los que la compañía termina pagando costosos cargos.

Tipos de Políticas

Existen varios tipos de política en función de su alcance:

– Políticas generales: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas.

– Políticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Las más comunes son la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar, la Política Medioambiental donde se habla de ser responsable, gestionar y minimizar el impacto ambiental y la Política de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) o de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) donde se habla de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de accidentes.

Otras políticas menos frecuentes, pero también presentes en algunos sectores, son la Política sobre Responsabilidad Social Corporativa, la Política de Seguridad Física, la Política de Gestión de Cambios, o de gestión de la información y del conocimiento.

– Políticas específicas: Este último tipo de políticas son principios fijados para actividades y proyectos concretos hechas a medida de los mismos.

- Políticas impuestas externamente. La empresa no se encuentra aislada, sino que vive rodeada del medio. La conducta de este medio afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta al medio.

La sociedad, a través de sus sistemas políticos, sociales y económicos, formula ciertas acciones que tienden a ordenar su propio desarrollo. Concretamente, los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, establecen ciertas conductas que las empresas deben hacer suyas.

Políticas formuladas internamente. Estas son las políticas que de una manera precisa, consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en términos generales en un determinado campo.

Podemos subdividirlas en políticas generales y políticas particulares. Las primeras son aquellas que se aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades administrativas.

Política de selección y entrenamiento del personal. Esta es una política fundamental, ya que constituye la base para la formación de los cuadros humanos a través de cuyas conductas se desenvuelve la empresa. La política debe dar las pautas generales sobre las característica generales sobre las organización pide a sus integrantes (edad, experiencia, nivel de conocimientos, etc.).

Políticas de remuneraciones. Esta política fija los criterios de la organización para compensar a sus participantes directos. No sólo se refiere a los sueldos y salarios, sino que también toma en cuenta otros aspectos como participación en los beneficios, primas, bonificaciones y otros tipos de remuneraciones económicas. Se incluyen en ella las escalas de sueldos, tomando en cuenta las funciones y responsabilidades de los cargos.

Políticas sobre relaciones con sindicatos. El sindicato es una organización que vive dentro de la empresa. Es importante fijar la actitud de la empresa: frente a él en muchos casos su política consiste en adoptar una actitud de cooperación que muchas veces ahorra disgustos y dinero. Otro aspecto consiste en la manera de resolver las quejas. Algunas empresas establecen mecanismos especiales, árbitros imparciales, etc; otras tratan de solucionarlas directamente entre los directores y los subordinados, utilizándose los otros mecanismos en forma excepcional.

Políticas sobre Moral Interna. Tratan de aumentar el grado de compromiso de los trabajadores con la empresa y de entregar a éstos los beneficios sociales que les correspondan y que pueden solucionar muchos posibles conflictos. Así, existen políticas sobre vacaciones, licencias