ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Actividad 3

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firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo, dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar al responsable de su expedición

El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.

Cabe resaltar que el documento debe ser elaborado con los más mínimos detalles, ya que además de que la norma indica los parámetros para su elaboración, su ciclo vital muestra el proceso que debe seguir secuencialmente para alcanzar el objetivo para el cual ha sido diseñado. Es decir que, además de contener un encabezado, un contenido y una despedida, también debe reflejar al final de éste al responsable de su origen con la firma. Posterior a ello, sí debe trasladarse a la unidad de correspondencia donde efectúan la verificación de datos, la numeración, fechado, registro, separación y luego su envío al destino final. (Yolanda, 2011)

Reflexión de video

En el video acuerdo 060, nos da una muestra muy clara de cómo debe ser el manejo de los documentos en las entidades públicas y privadas desde la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación de los documentos.

Nos muestra también como es una oficina de archivo y todas las características que en testas se encuentran.

Aportes del foro

Teniendo en cuenta la temática del cuarto contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

b. En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que no se cumplan en la empresa que seleccionó.

R:

A: Las comunicaciones son muy importantes para una empresa, por medio de estas nos podemos enterar de lo que está pasando con las empresas hay muchos tipos de empresas u organizaciones,

Comunicación interna

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna. (Estilosorganizados.net)

Comunicación externa

“No existe una buena comunicación externa sin una buena política de comunicación interna; dos caras de una misma moneda que se mantienen unidas en su planteamiento teórico pero que en la práctica de la empresa existe una disociación.”

a) Comunicación externa operativa. Es aquella que se realiza para el desenvolvimiento diario de la actividad empresarial, se efectúa con todos los públicos externos de la compañía: clientes, proveedores, competidores, administración pública, etc.

b) Comunicación externa estratégica. Tiene por finalidad enterarse de los posibles datos de la competencia, la evolución de las variables económicas, los cambios en la legislación laboral, etc., que pueden ser relevantes para la posición competitiva de la empresa.

c) Comunicación externa de notoriedad. Su finalidad es mostrar a la empresa como una institución que informa dando a conocer sus productos, mejorar su imagen, etc. Las formas de darlo a conocer serían mediante la publicidad, promoción, donaciones, patrocinios, etc.

(Sánchez Calero)

Por estas razones la clasificación de las comunicaciones es de mucha importancia para el buen funcionamiento de las empresas, para saber exactamente lo que tienen y lo que comunican.

La clasificación nos permite:

• Verificar que tipo de comunicación se está recibiendo, que puede ser de tipo oficial o de tipo personal.

• Realizar el proceso de atención y trámite acorde a la comunicación.

• Generar orden al interior de la empresa

• Crear coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.

• Formar una mejor imagen de la organización.

• Interactuar con otras entidades.

• Llevar un control integral de todos los procesos que se llevan en la empresa.

• Un posicionamiento en el mercado.

B: En la empresa que seleccione se cumplen con todos los aspectos respecto a la ley, organizan los documentos en tablas, series, subseries, lo único medio demorado son los tiempos, ponen a esperar mucho a las personas con cierta documentación,

Esos servicios se pueden mejorar y así sería mejor y más rápida la realización de procesos.

Información recopilada de la empresa que podría ser su lugar de trabajo o una empresa cercana que tuviera acceso o conociera.

En mi lugar de trabajo se cumplen todo los aspectos de documentación tanto interna como externa, se determinan tiempos de respuesta a todas las comunicaciones, se guardan muy bien los documentos para que no se deterioren y se hacen todos los procedimientos de acuerdo al video del acuerdo 060.

BIBLIOGRAFIA

Estilosorganizados.net. (s.f.). IMPORTANCIA Y FUNCIONES DE LA COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA. Recuperado el 04 de 2016, de http://estilosorganizados.es.tl/Importancia-y-funciones-de-la-comunicacion-interna-y-externa.htm

Sánchez Calero, M. (s.f.). Desarrollo de la comunicación externa en la empresa. Recuperado el 12