ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABOTAL

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Los aportes realizados en el foro temático.

Foro Temático.

- ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

Para conocer la importancia debemos primero conocer que son las comunicaciones internas y comunicaciones externas:

Comunicaciones internas: son comunicaciones que permiten que la información fluya a través de la organización, es lo que se trasmite a cada uno de los trabajadores, además existe un procedimiento establecido el cual permite llevar un control y un seguimiento de estas, para ello cada empresa puede utilizar diferentes herramientas como las plantillas o formatos ya sean manuales o automatizados, además permite que haya una coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.

Comunicaciones externas: es toda la información que trasmitimos y recibimos del exterior, en este caso pueden ser nuestros clientes, proveedores, intermediarios, etc. Los formatos que se usen para tal fin deben tener concordancia con la información que vayamos a trasmitir. Además ayuda a formar una imagen de la organización hacia los demás y ayuda a interactuar con otras entidades.

Las dos comunicaciones son fundamentales, puesto que de ella se refleja una excelente comunicación entre los diferentes trabajadores en las organizaciones tanto internas como externas.

- En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccionó en la actividad de apropiación.

En cuanto al procedimiento de recepción, trámite y entrega no se está manejando de la mejor manera. La mejor opción sería que se agrupara todo en un punto de de forma que se lleve más claro la correspondencia y control en lo que se recibe.

Identificar el departamento y persona que será entregada algún tipo de comunicado o correspondencia, de esta manera se podría identificar más fácil el destino y a la persona que será dirigido la información.