Aduanera Capricornio

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Es por esto que en nuestra opinión, sobre el soporte técnico es algo importante a la hora de dar un servicio de esta categoría.

Antes de entrar a detallar el problema con la tecnología veamos los problemas más comunes que nos podemos encontrar cuando escribes al soporte técnico de muchas empresas:

- Respuestas equivocadas.

- Personal no cualificado.

- Falta de empatía con los problemas de los clientes.

- Sensación de abandono, emails ignorados.

- Abandono total los fines de semana y las fiestas.

Por eso, desde estas perspectivas podemos decir que la empresa Aduanera Capricornio, en lo que respecta el área de archivo no trabaja con un soporte tecnológico todo se da de forma manual y he ahí el problema.

Basándonos en eso el grupo decidió que se implementaría el uso de tecnología básica como la del scanner para obtener un proceso más rápido y ordenado que ayudara en los futuros inconvenientes que tenga la empresa.

Los Escáneres son rápidos, productivos y de alto rendimiento, perfectos para marketing digital, conversiones de archivos o proyectos especializados. Ahorrando así de esta manera en tiempo y costos.

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INDICADORES DEL PROCESO ACTUAL

- Número de carpetas regularizadas e ingresadas en el archivo general de la empresa.

- Control de entrega de carpetas por coordinador ingresada a archivo.

- Inexistencia de indicadores de calidad.

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CONCLUSIONES DEL PROCESO ACTUAL

- Se observa que el proceso genera costos innecesarios con el personal encargado, ya que este utiliza tiempo en actividades innecesarias.

- Mal manejo del registro y archivo de documentos.

- Pérdida de tiempo para ordenar los documentos por cuentas de bancos y por número de movimiento, cuando solo el 1% de las empresas que solicitan sus facturas canceladas proveen datos como estos para su reconocimiento.

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RECOMENDACIONES DEL PROCESO ACTUAL

- El equipo de investigación recomienda implementar una reingeniería para acortar tiempos y disminuir costos en el proceso.

- Evaluar la posibilidad del uso de tecnología para reemplazar los procesos manuales.

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PROCESO MEJORADO

NUEVA MISIÓN DEL PROCESO

Tener un buen control y archivo de los documentos emitidos por la empresa para los clientes, optimizando los tiempos y costo así de esta manera gestionar un proceso de registro rápido y efectivo, que creara buenos lazos de próximas negociaciones.

IDENTIFICAR LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS

Clientes internos

Clientes externos

Nombres

Área de despacho

Área de facturación

Área de créditos y cobranzas

Empresas externas que requieran los servicios de un operador logístico.

Requerimientos

Información de facturas, así como también la información sobre pedidos con sus respectivas fechas ordenada por clientes.

Los importadores deben de proporcionarle la información necesaria sobre la identificación y cualidades de la mercancía para que estén en posibilidad de realizar una correcta clasificación, ya que de ello depende el pago del arancel y el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias.

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BENCHMARKING A INTER ANDEAN TRADING S.A.C.

INTER ANDEAN TRADING SAC

Inter Andean Trading S.A.C. es una pequeña empresa privada perteneciente al sector terciario, ubicada en el rubro de proveedores industriales, dedicada a la importación y venta de productos y equipos para la minería, industria alimentaria e industria de construcción así como brindar servicios de predicción y corrección de fallas en las maquinarias de la industria en general, la empresa tiene nueve años de funcionamiento y cuenta con doce empleados, un Gerente de Administración y Finanzas y un Gerente General.

[pic 22]Inter Andean Trading posee siete líneas de productos y una de servicios, siendo uno de los principales productos comercializado los cangilones perteneciente a la línea de Componentes para elevadores y transportadores y como producto propio tiene al detergente industrial biodegradable llamado BLAKOR RAV 3000 enfocado para la industria alimentaria.

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PROCESO DE REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN

ANDEAN TRADING S.A.C.

[pic 23]

Este es un flujograma encontrado dentro del área de Facturación y cobranzas, no se dispone de un almacén físico de facturas, lo que disminuye sus costos de almacén y al hacer uso de la tecnología, proporciona una eficacia en los tiempos de ubicación.

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NUEVO DIAGRAMA DE BLOQUES Y NIVELACIÓN

[pic 24]

El nuevo diagrama de bloques y nivelación refleja el área de archivo de documentación con los cuatro procesos ya mencionados los cuales son la realización, traslado, control y registro, a su vez este último proceso abarca menos subprocesos a diferencia del diagrama anterior, este subproceso abarca: recepción, scaneo y archivo del documento.

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