Como se da el nuevo Programa de auditoria

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1.2.2 B) Selección del área por auditar

Objetivo del área.

Dar ingreso a los productos que entregan los laboratorios, garantizando que estén en óptimas condiciones, así como también, que la cantidad, lotes y caducidades sean correctos para evitar contratiempos en las demás áreas que dependen de forma directa con el Objetivo de Estudio.

Estructura Organizacional del área, describiendo:

[pic 3][pic 4]

a) Nivel de autoridad y responsabilidad

Nivel medio de autoridad.

Responsabilidad alta ya que tiene impacto sobre 4 áreas distintas dentro del almacén.

b) A quién reporta

Dirección de control de calidad.

Dirección de Recibo

c) Departamentos o puestos que la integran

Integrado por un equipo de 12 personas (auxiliares de almacén) asignados a 4 rampas en el área de recibo y un supervisor.

d) Información que generan

Creación de LPN´S para el registro de ingreso en el sistema de los medicamentos, así como también, asignar el área correspondiente para su

abastecimiento, siguiendo los procedimientos para la recepción de los medicamentos en cuanto a sus cualidades (seco, refrigerado o alta especialidad)

e) Relación interdepartamental

El objeto de estudio tiene un impacto directo sobre sobre 4 áreas dentro del almacén, su optimo desempeño evita retrasos en la operación de estas áreas, además que un mal ingreso o producto que este dañado tiene efecto negativo en los indicadores de dichas áreas.

1.2.3 C) Selección de cargo-puesto Unidad sujeta a auditar

Nombre del puesto:

Auxiliar de Almacén de Recibo.

Objetivo del puesto:

Garantizar que los productos que ingresan se encuentren en óptimas condiciones, validar que los datos referidos en facturas sean específicamente correctos con respecto a los medicamentos (lote, caducidad y piezas), que se encuentren en disponible en tiempo y forma para no tener retrasos en otras áreas.

Nivel de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura

organizacional, a quién reporta.

Autoridad Media

Responsabilidad en la estructura es alta debido a que de ahí depende el reabastecimiento de los productos.

Reporta al supervisor del área y se apoya en la recepción de los productos a control de calidad (químico responsable).

Relación interdepartamental [pic 5]

Funciones por auditar.

1.- Verificar proceso de revisión de los medicamentos para garantizar su estado físico.

2.- Validar el volumen de las piezas de manera más concreta para garantizar que la cantidad sea la correcta en la entrega de cada área.

3.- Estandarizar los criterios de recepción de productos nuevos para una mejor asignación del área en la que se asigne el medicamento.

Información que unidad de estudio genera y la cual será sujeta a auditar

Decidí realizar la auditoria en esta área, porque consideramos que es un punto clave para la operación general y que su desempeño incide en el resto de la empresa, ya que se encuentra estrechamente relacionada con otras áreas que tienen que ver con el servicio al cliente interno.

En las actividades correspondientes se encuentran las siguientes:

- Contar la cantidad de los productos que son aptos a recibir.

- Verificar la caducidad de los productos.

- Verificar que los productos estén en óptimas condiciones físicas.

- Verificar la temperatura adecuada de los productos refrigerados.

- Validar los medicamentos psicotrópicos y estupefacientes al 100%

- Distribuir los medicamentos de acuerdo con el área que pertenecen.

- Impresión de los LPN´S para su descarga en sistema.

La investigación se enfoca en la validación de medicamento psicotrópico y estupefaciente, la técnica que utilizan para esta validación y las áreas de oportunidad que tienen.

Políticas aplicables a las funciones sujeta a auditar

Procedimiento del almacén para el auxiliar de recibo, de acuerdo con las políticas internas de la empresa.

ANEXOS

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