Descripción del tipo de empresa

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Con lo anterior es necesario recordar que el control de los procesos de negocio y la organización de las actividades en la empresa es vital para su desarrollo y prosperidad.

Para combatir los problemas anteriormente mencionados se propone un Sistema Informático para Todo Mascota. Dicho sistema pretende principalmente organizar los procesos internos y de venta. Los beneficios son a corto y largo plazo.

Beneficios a corto plazo.

- El sistema permitirá organizar y volver más eficiente la entrada de las mercancías. Registrar la fecha de llegada, el tipo de mercancía y su estado.

- Permitirá mantener una actualización constante de precios y por ende un mejor control de los gastos en las tiendas.

- Asignará un usuario y cada trabajador tendrá acceso a diferentes actividades. El dueño de la tienda tendrá su propio usuario que le permita revisar desde casa la situación de las tiendas. El encargado de tienda tendrá acceso a las funciones totales del sistema, y el colaborador podrá acceder al punto de venta, verificar precios y la existencia de los productos.

- Llevará el control de los horarios de los trabajadores, así como de sus datos personales y su historial como trabajadores.

- Llevará un registro de los proveedores al cual podrán acceder las dos tiendas.

- Llevará un registro de clientes con sus datos e historial si así lo requieren, que contenga el correo electrónico y nombre, así como el nombre de la mascota.

- Permitirá enviar correos a los clientes habituales de promociones o nuevos productos que puedan interesarles.

Beneficios a largo plazo.

- El poder ofrecer productos nuevos y llevar un registro de los clientes elevará el número de ventas y por ende la cantidad de dinero que entre a la empresa.

- Disminuir la pérdida de dinero por mercancía dañada o echada a perder.

- Expandir nuevas sucursales con esta manera de operar y generar ganancias.

Planteamientos de los procesos automatizados por el sistema.

GENERAL

Usuarios. Solo habrá tres tipos de usuarios con diferentes privilegios. El dueño de la empresa tendrá acceso a todo el sistema para verificar de cerca las actividades y movimientos que se realicen en las tiendas cuando así lo requiera. Los encargados tendrán acceso completo al sistema con la finalidad de llevar el registro de los productos, hacer los pedidos, registrar las compras, hacer los cortes de caja, actualizar los catálogos y elaborar las promociones. Y los colaboradores tendrán acceso al punto de venta, la captura de los datos de los clientes, el catálogo de productos, así como las existencias en el inventario.

Inventario. Este apartado registrará la entrada de la mercancía a ofrecer. Aquí se introducirán los datos de los productos entregados por los proveedores, comprados en alguna otra ciudad y cuando se hacen traspasos entre tiendas.

Empleados. Aquí se llevará el registro de los empleados, el turno, su código de usuario, los datos personales, el registro de las ventas y el desempeño laboral, se podrá dar de alta y baja directamente, así como especificar el puesto y llevar los procesos de nómina.

CATÁLOGOS

Catálogo de productos. Se llevará un registro total de los productos y características, así como los precios. Se homologarán los nombres y se clasificarán por tipos (higiene, alimentos, accesorios, animales).

Catálogo de proveedores. En este apartado se registran los datos necesarios de los proveedores, tales como RFC, teléfono de contacto, página web y tipo de productos que ofrecen. A este catálogo se podrá acceder desde cualquier sucursal, y el sistema se actualizará en red.

Catálogo de Clientes. En este apartado se registrará el nombre del cliente, de su mascota (si lo requiere), su correo electrónico y sugerencias que puedan aportar. El motivo es estar actualizándose en materia de gustos y deseos de los clientes en cuanto a productos que necesitan, generar confianza y lealtad a Todo Mascota. De igual manera este catálogo estará compartido en las dos tiendas con el fin de hacer personalizada la atención cada vez que el cliente acuda a cualquiera de ellas.

Tiendas. Aquí se actualizarán los datos de la tienda matriz y la sucursal. Se registrará el domicilio, teléfono, encargado y se tendrá al catálogo de productos para revisar si es posible un traspaso de mercancía.

VENTAS

Ventas. Aquí se registrarán las ventas diarias realizadas por los colaboradores. Actualizará automáticamente el inventario y tomará los precios directamente del catálogo de productos. Registrará la forma de pago, guardará los movimientos y las ventas de acuerdo al colaborador, y tendrá un apartado para registrar al cliente que así lo requiera.

Diagramas de flujo

Prototipo del sistema final

Se propone un sistema sencillo de fácil acceso con una pantalla inicial que pida el usuario, este demarcará el tipo de empleado y de permisos que puede tener.[pic 1]

Una vez accedido al sistema se presentarán tres tipos de accesos y estarán desactivados aquellos a los cuales no se tienen permisos.

[pic 2]

Al acceder al acceso nombrado como GENERAL, se nos desplegará la siguiente pantalla donde decidiremos que opción seleccionar. Ya seleccionada la opción se podrá continuar al aceptar o regresar a la pantalla anterior.[pic 3]

Al acceder al botón de INVENTARIO se nos desplegará una pantalla como la siguiente. Donde se podrá seleccionar el tipo de entrada de la mercancía, se ingresará la descripción del producto, la cantidad y el código de barras, así como la fecha y el estado en que se recibe. Posteriormente se ingresan los datos y se continúa con otro producto o se finaliza la entrada.[pic 4]

Al acceder al botón EMPLEADOS aparecerá la siguiente pantalla donde se podrán dar de alta y baja, e introducir los datos generales. Posteriormente se ingresan los datos y la situación o se finaliza la captura.[pic 5]

Al acceder al botón CATÁLOGOS aparecerá la siguiente pantalla. Donde se podrá seleccionar el tipo de catálogo a revisar.