Determinar los diferentes aspectos y criterios necesarios para una adecuada planificación de la prestación del servicio en la Policía Nacional

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Por ello se deben conocer las características y estándares determinados por el dueño de proceso y las normas vigentes dentro del ordenamiento jurídico colombiano, con el ánimo de entregar un servicio o producto cumpliendo unos requisitos exigidos por un cliente de acuerdo a sus necesidades.

Además, debemos entender que la policía ha categorizados sus servicios en:

- De control

- De disuasión

- De prevención

- De educación ciudadana

- De inteligencia

- E investigación criminal

- ¿Qué aspectos debo tener en cuenta para la planeación de un servicio de policía?

La planeación de la prestación de un servicio de policía significa determinar los siguientes aspectos:

- Identificar el servicio a prestar.

- Conocer los antecedentes del servicio (si los hay).

- Verificar la documentación de entrada (requerimiento).

- Lugar en donde se prestara el servicio.

- Estructura orgánica de la unidad.

- Niveles de responsabilidad y autoridad de la unidad.

- Identificar procedimientos que se deben utilizar dentro del servicio a planear.

- Verificar la disponibilidad de recursos humanos y logísticos a emplear en el servicio.

- Duración del servicio

- ¿Con que documentos cuento para registrar la planeación del servicio de policía?

La Institución ha establecido a través de sus procesos identificados, los métodos de planificación de la prestación del servicio, ellos son:

- Orden de servicios

- Orden de operaciones

- Misión de trabajo

- Orden de trabajo

- Plan de marcha

Estos documentos permiten dejar evidencia objetiva de las actividades a realizar dentro de la planificación de la prestación del servicio de policía.

- ¿Qué documentos tiene la Institución donde se determinen las características y el cómo se presta el servicio de policía?

Por otra parte se han determinado un conjunto de documentos doctrinarios expedido por el proceso de Direccionamiento Estratégico, a través de:

- Resoluciones

- Reglamentos

- Manuales

- Directivas

- Instructivos

- Cartillas

- Planes de calidad

- Matrices de productos, características y estándares.

- ¿Qué procedimientos existen en la actualidad que permitan la prestación del servicio de policía?

El Sistema de Gestión Integral ha establecido su catalogo de procedimientos a través de la herramienta de software denominada Suite Visión Empresarial, la cual en su modulo de documentos contiene las guías y procedimientos establecidos para la ejecución de las diferentes actividades de los procesos identificados en la Institución.

Estos documentos se deben ubicar de acuerdo al servicio a planificar, es decir: Si es un puesto de control debo buscar el procedimiento y formatos relacionados con este servicio, además se debe tener en cuenta los demás que puedan ser aplicados dentro del desarrollo del servicio (Ej: registro y verificación de antecedentes a personas, incautación de armas de fuego y munición, incautación de elementos varios, etc).

- ¿Qué área o grupo de mi unidad le corresponde la prestación del servicio?

Teniendo en cuenta que cada unidad posee una estructura orgánica establecida a través de las diferentes resoluciones vigentes expedidas por la Dirección General, en donde se establecen las áreas o grupos, además se tiene establecido el manual de funciones especificas por cargo, se debe establecer quien de acuerdo a su responsabilidad frente a los procesos y sus funciones asume el liderazgo y desarrollo del servicio de policía a planear.

Además, cada actividad de proceso y procedimiento determina de manera explícita quien es el responsable de su ejecución, lo que orienta de mejor manera la planificación del servicio.

- ¿Qué misiones e instrucciones se requieren para la prestación del servicio?

Con el fin de dar cumplimiento a la normatividad legal de carácter externo e interno, se requiere determinar cuál de estas normas le atañe al servicio de policía a planificar, de igual forma existen documentos como la matriz de características, productos y estándares, la cual permite conocer los requisitos de cada uno de los servicios prestados por la Institución en cada una de la unidades de acuerdo a cada proceso misional.

Por lo anterior, las misiones e instrucciones están sujetas los documentos vigentes que la rigen, debiendo dejar constancia en los formatos para registro establecidos para esta actividad.

- ¿Qué recursos se necesitan para prestar el servicio?

La planificación de la prestación del servicio de policía requiere la disposición de los recursos necesarios para la ejecución del mismo, teniendo en cuenta que existen documentos establecidos por la Institución en donde se encuentran determinados cada uno de ellos, además es también función de quien tiene la responsabilidad de la planificación establecer las cantidades de acuerdo a la necesidad, por otra parte es también función del responsable del proceso encaminar su planificación a la destinación de estos recursos al servicio de policía a prestar por parte de los ejecutores.

Ahora bien, dentro de los aspectos a tener en cuenta en la determinación de recursos están:

- Cantidad de personal requerido.

- Competencias del personal que ejecutara