EVOLUCIÓN DE LA TEORIA NEOCLASICA DE LA ADMINISTRACIÓN.

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2.3.- La Racionalización del Trabajo.-

La coordinación del trabajo dividido implica además la Racionalización; hay que planificar el trabajo, identificar las tareas que lo componen, asignar esas tareas y vigilar la ejecución en el momento y en la forma que convienen. La planificación, la organización y la vigilancia son partes esenciales de la administración racionalizada. Planificar equivale a tomar decisiones razonables sobre lo que se ha de hacer (objetivos) y a prescribir como se ha de hacer el trabajo (métodos).

Organizar consiste en especificar con detalle la situación y las interrelaciones de los miembros del personal y las vías y convenciones necesarias para establecer la comunicación entre ellos: la estructura resultante de esas relaciones constituye la organización.1 En la teoría administrativa tradicional, la vigilancia se limita a la inspección y a la evaluación sistemática de las tareas, para asegurarse de que el trabajo se realiza de acuerdo con los planes.

2.4.- Jerarquía y Autoridad.-

La coordinación supone otras dos condiciones: en primer lugar, la organización comprende dos tipos de miembros, los que coordinan y los que son coordinados; en el segundo lugar, los que son coordinados deben obedecer las instrucciones de sus coordinadores. Estas dos condiciones remiten, respectivamente, a los conceptos de Jerarquía y de autoridad. La jerarquía denota una ordenación por rango de los coordinadores, en una escala vertical, en la que cada uno coordina a cierto número de subordinados, y que culmina en la cúspide de la pirámide, en el jefe de la organización. La autoridad significa el poder de la que está investido el jefe de la organización para coordinar las decisiones adoptadas distribuir recompensas y sanciones.

La idea implícita es que su poder está legitimado por le Ley, por la costumbre o por mera aceptación.

La justificación de la autoridad otorgada es doble: en primer lugar se estima que es necesaria para establecer y mantener el orden social y, en segundo lugar, que el ejercicio del poder es indispensable para desempeñar la responsabilidad confiada al jefe, o sea las tareas y funciones que tiene que llevar a cabo en favor de la organización y de las cuales ha de rendir cuentas a sus superiores. Se considera que éstos están fuera de la organización que confiere la autoridad y definen la responsabilidad que ha de recaer sobre el jefe de la organización. El origen de la autoridad puede ser la divinidad, el monarca, la constitución, los electores (directamente o por conducto de los órganos legislativos representativos) o, en las empresas comerciales, los propietarios. El jefe de la organización (generalmente una sola persona) puede a su vez delegar o distribuir autoridad y la responsabilidad que le han sido conferidas entre sus subordinados, de acuerdo con la política y la estructura jerárquica de la organización.

2.5.- POSTULADOS DE LA ORGANIZACIÓN.-

La teoría tradicional, basada en esos conceptos principales y fuertemente orientada hacia la organización de carácter formal, puede resumirse en la siguiente serie de postulados:

- La organización es una estructura formal de las relaciones correspondientes a la red autorizada de canales de comunicación.

- Es una estructura jerarquizada, con distintos niveles de autoridad y responsabilidad.

- El objeto principal de la estructura es permitir la coordinación de las decisiones y de las operaciones.

- El jefe de la estructura es responsable y tiene autoridad para realizar todas las actividades de la organización.

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1 Conviene precisar las acepciones del vocablo “organización” En general, organización significa la asignación deliberada a una determinada estructura ordenada. Organización significa planificar y actualizar las relaciones entre personas o cosas. La organización, o una organización, pueden hacer referencia también a una entidad social concreta, tal como una compañía o un ministerio gubernamental.

- La autoridad y la responsabilidad son proporcionales en cada nivel jerárquico a partir del jefe.

- El jefe desempeña su labor delegado autoridad y responsabilidad y proporcionando recursos a los subjefes, que, a su vez, hacen nuevas subdelegaciones. Los grados del poder de decisión corresponden a la “jerarquía”.

- Estas delegaciones tienen carácter administrativo y no impiden que el responsable tenga el último término que rendir cuentas. Según este concepto de responsabilidad final, el jefe no puede delegar la totalidad de su autoridad ni de su responsabilidad.

- Solo se puede hacer delegaciones entre los miembros de la “jerarquía”. Los miembros del “personal” asesoran, aconsejan y hacen peritajes técnicos en varios puntos de la organización, pero no reciben delegación de autoridad ni de responsabilidad. Aunque puede ayudar al jefe o a otros miembros de la “jerarquía” en el desempeño de sus responsabilidades y se les puede permitir hablar con autoridad, no hay verdadera delegación en el sentido estricto.

- La distinción entre “jerarquía” y “personal” procura a la organización la unidad de mando; nadie recibe órdenes contradictorias de la autoridad, puesto que cada persona tiene un superior ante el cual es responsable: un jefe para cada persona.

- Ningún jefe ni subjefe deberá encargarse de un número tan grande de subordinados que rebase su capacidad de coordinar. Este es el concepto del “margen de vigilancia” tantas veces citado: ningún superior deberá tener menos de tres ni más de siete subordinados.

- La delegación propiamente dicha entraña la especificación de las funciones que se han de ejecutar; en cada nivel inferior de la estructura, la especificación va siendo más detalle, hasta llegar al nivel básico de la especificación de la tarea. (hay, por tanto, una jerarquía de la especificación de las funciones que complementa la jerarquía de la autoridad).

- Las tareas, actividades y funciones similares están agrupadas en puestos, servicios y departamentos; la similitud puede basarse en la finalidad del programa, el proceso utilizado, la naturaleza de los clientes(o el material elaborado) el lugar donde se efectúan las operaciones.

- Para alcanzar la mayor eficiencia, los grupos debe ser específicos y exclusivos; no debe haber superposiciones ni duplicaciones.