Ensayo Archivo geográfico

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Se recomienda este tipo de herramienta cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores, concesionarios, etc. En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas también n empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc. O en compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, las oficinas de correo para facilitar el recibo, clasificación y distribución del material, empresas de servicios como las de la luz, agua, gas que prestan los servicios en áreas considerables de extensión.

¿CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS?

En primera instancia iría:

- Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina, Alemania, Angola).

- Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser Argentina, Argelia, Alemania, Angola.

- Subguía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina.

- Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o jurídica.

Ej:

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Cada vez se pueden hacer más subdivisiones de carpetas con el fin de organizar la información alfabéticamente.

TIPOS DE ARCHIVO GEOGRÁFICO

Los tipos más corrientes de archivo geográfico son:

- Zona o región, ciudad y nombres

- Departamento, ciudades y nombres

- Ciudad, barrios y nombres

- Ciudades, calles y carreteras

Todas estas aplicaciones pueden dividirse por zonas o regiones. Entre los muchos factores que determinan la forma de establecer el ordenamiento en el archivo geográfico, tenemos:

- El tipo de negocio

- La forma en la cual se usan los documentos

- Las áreas geográficas