Este proyecto describe a la empresa TUMOTO XALAPA de S.A de C.V, en la cual se realizará un trabajo de Auditoría Administrativa aplicada.

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Alcances:

Encontrar las fortalezas y deficiencias de la empresa y poder ofrecer una oportunidad de mejora y de esta manera ser más competitivo en su mercado.

Se espera que los empleados se beneficien después de realizar la auditoría permitiendo que conozcan profundamente a su empresa, y que obtengan un mayor reconocimiento y oportunidades para crecer dentro de la organización.

II Estructura orgánica y su análisis

Se solicitó, como primer punto, el organigrama de la sucursal. No la tenían, pero la describieron. A continuación se muestra el organigrama descrito:

Organigrama actual:

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Propuesta de mejora:

Evidencia

El organigrama si existe, el problema es que no se respeta del todo y existe duplicidad de funciones además falta un poco de personal para que cada empleado se dedique solamente a lo que está establecido en su puesto.

El organigrama de la empresa no está físicamente en la empresa pero los empleados conocen sus actividades a realizar y a quien mandan y a quien obedecen. El organigrama se encuentra en la matriz Veracruz, en la sucursal Xalapa no cuenta con alguno visible. No se encuentra uno específico en la sucursal Xalapa con la división de trabajo de la sucursal.

Mediante la entrevista el gerente describió en borrador el organigrama de la empresa desde la matriz hasta la sucursal Xalapa. Él es la cabeza en esta sucursal e informa de las actividades al Director general del Corporativo.

Hallazgo: Oportunidad de mejora

Observaciones:

Sería importante que contraten uno o dos empleados más, para que el personal que labore se dedique únicamente a sus actividades, y así no descuide su principal función.

Deben colocar en un lugar visible el organigrama de la empresa y puedan delimitar fácil el nivel de responsabilidad de cada quien.

Propuesta de Organigrama:

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Descripción de cargos:

DIRECTOR GENERAL

PERFIL

Estudios profesionales en administración o carreras afines.

Experiencia en las actividades del puesto.

FUNCIONES

• Representación legal de la empresa.

• Dirigir las actividades generales de la empresa.

• Contratación de personal administrativo.

• Aprobación de presupuestos e inversiones.

• Dirigir el desarrollo de las actividades de la empresa.

• Emisión de circulares para el personal en general.

• Control y aprobación de inversiones de la empresa.

• Selección de personal.

• Autorizar órdenes de compra.

• Autorizar convenios a nombre de la empresa.

• Dirigir a la empresa en la marcha del negocio

• Resolver problemas que se presenten.

AUDITOR INTERNO

PERFIL

Estudios a niveles técnicos, cualquier licenciatura administración de empresas, informática, ingeniería en sistemas, etcétera.

FUNCIONES

- Preparar y divulgar el plan de auditorías.

- Coordinar y realizar la reunión de Apertura

- Elaborar las los reportes de Hallazgos.

- Realizar entrevistas a los dueños y participantes de los procesos.

- Clasificar los hallazgos de auditoria.

- Elaborar el informe final de auditoría.

- Coordinar y realizar la reunión de Apertura.

GERENTE ADMINISTRATIVO

PERFIL

Ser administrador de empresas o profesional titulado en áreas afines.

Tres años de experiencia en cargos gerenciales.

FUNCIONES

• Planear, organizar dirigir y controlar todos los recursos disponibles de la empresa.

• Realizar planeación estratégica con el fin de proyectar a futuro la organización.

• Establecer planes y estrategias que permitan el cumplimiento de los objetivos propuestos. Analizar y conocer periódicamente la situación de la empresa.

• Realizar proyectos orientados a la búsqueda constante de productividad Incentivar el trabajo en equipo con la finalidad de vincular al recurso humano en la consecución de los objetivos.

• Contratar personal de forma temporal para prestar los diferentes servicios.

• Motivar y comunicar a todos los colaboradores las expectativas o programas que se llevaran a cabo.

• Controlar y evaluar el desempeño de la organización y de cada uno de sus miembros.