Evaluación de los Sistemas de Gestión Empresarial en el Área de Finanzas Situación General de la Empresa

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Para asegurarse el contador general de que su registro auxiliar de ventas está controlado adecuadamente en observancia a la normatividad vigente, solicita al departamento de ventas una relación de todas las facturas emitidas en el periodo y cuando cree necesario solicita el documento físico respectivo, para efecto de su validación y sustento.

El del área de contabilidad no comunica oportunamente a los usuarios las nuevas cuentas de gastos a ser aplicados en observancia a los montos presupuestados por centro de costos y beneficio de cada una de las áreas de la empresa, lo que limita determinar y poder conciliar las respectivas partidas presupuestales aplicados a cada cuenta.

Para la recepción de las facturas de proveedores notas de recepción, facturas de ventas, notas de salida de almacén y comprobantes de ingreso no existe dentro del área de contabilidad una unidad o persona responsable para controlar la recepción de tales documentos que faciliten su registro y por ende la contabilización de las transacciones de manera oportuna.

Otra de las practica que tiene el área de contabilidad es que si encuentra un error dentro del proceso contable solicita autorización a la gerencia de finanzas para su corrección y /o actualización en los registros auxiliares y libros principales o bien se crea una cuenta transitoria para ser analizadas posteriormente.

De otro lado no se acostumbra a conciliar los saldos del inventario, del mayor general con los consignados en el auxiliar de almacén, por esta razón existen diferencias al comparar las adquisiciones registradas con respecto al control presupuestal y el registro auxiliar con el mayor general, por un importe de S/. 32,860.00. Además en el departamento de contabilidad son conscientes de que un gran numero de artículos que se encuentran en el almacén son inservibles, por tal motivo no se anexa un análisis de dicho rubro al estado de situación financiera como sustento.

El archivo que contiene los arqueos sorpresivos realizados a los fondos fijos e ingresos a caja, a nivel nacional, efectuados por el Tesorero y/o Administrador, solo evidencia toma de arqueos dos veces al año por cada caja y no hay indicios de haber dejado constancia de los resultados del arqueo ni de las recomendaciones para tomar las acciones correctivas que el caso amerita. Los controles establecidos por la empresa exigen efectuar arqueos de fondos y valores de manera sorpresiva y frecuente, estableciéndose como política por lo menos una vez al mes.

El Jefe del Área de Tesorería está contratado de manera temporal, existiendo el riesgo de comisión de delito y errores en el manejo y control de los recursos financieros de la empresa, por tener la preocupación constante de la renovación de su contrato, más aún cuando los fondos y valores que administra son del punto de vista material importantes.

El área de Tesorería no cuenta con la correcta delimitación de funciones, toda vez que Sabido es que la unidad de contabilidad efectúa el control concurrente, por lo tanto se denota que no existe una separación de funciones y responsabilidades con respecto de sus labores a efecto de optimizar los resultados, tal como lo establece el manual de organización y funciones (MOF).

El área de Tesorería custodia todos los comprobantes de pagos concluidos y archivados, esta actividad no lo lleva a cabo el área contable, existiendo el riesgo de volver a utilizar la documentación sustentatoria de los comprobantes de pago ya cancelados para algunos hechos irregulares como fraude.

Tarea

- Identifique y comente las deficiencias de control Interno que existen en el Área de Finazas, formulando para tal efecto los respectivos programas de auditoría y papeles de trabajo que revele objetivamente los atributos de un hallazgo de Auditoria.

- Presente las recomendaciones que permita superar las deficiencias encontradas y que permita mejorar los sistemas de control existentes y por ende la gestión de la empresa.

- Adecue las observaciones o deficiencias encontradas y las recomendaciones planteadas en una comunicación para ser entregados oportunamente al titular de la entidad.