Hoja de controles y riesgos

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- Seguimiento.

Con la emisión de la factura, o documento legal se comienza el seguimiento para el pago, considerando los tiempos actuales de respuesta de los clientes, y su riesgo de incumplimiento.

Al momento de aproximarse la fecha de pago, se utilizan los controles, y emisiones de recordatorios para la pronta cancelación del documento legal.

Los siguientes Avisos/Reclamos pueden ser realizados vía email, teléfono, cartas o personalmente:

- Notificación de nueva factura emitida.

- Enviar aviso de factura próxima a vencer.

- Aviso al día de vencimiento de una factura.

- Reclamo por deuda vencida.

- Realizar acciones con clientes morosos: suspender la cuenta, derivar a agencia de cobranzas, acciones legales, mandar a pérdida, etc.

- Recuperación.

Es la etapa final de la cobranza, en caso de que el comportamiento del cliente sea el esperado y cumpla con su obligación de pago, se emitirá el recibo de la venta realizada y permitirá que este mantenga su posición como un cliente con un riesgo bajo. En caso contrario comenzará el seguimiento de la morosidad, cuyo incumplimiento reiterado dará paso a medidas legales tal es el caso de las cobranzas judiciales, este cliente pasa a ser parte de la cartera de clientes incobrables y estos datos pasan a ser información relevante para la organización.

Diagrama de flujo.

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Simbología.

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Hoja de controles proceso cobranza

CONTROL

TIPO DE CONTROL

DETALLE

C1

Sistemático y Automatizado

Aviso de nueva factura emitida a través de un sistema automatizado en línea con las ventas con facturas.

C2

Preventivo, Automatizado

Envió de políticas de cobranzas a los clientes vía correo o documento al momento de efectuarse la venta.

C3

Automatizado y Preventivo

Enviar correo por deuda próxima a vencer 7 días antes del vencimiento de la deuda.

C4

Automatizado/Manual y de Aplicación

Enviar correo por deuda vencida desde el primer día hábil del vencimiento.

Si no pagó se realiza llamada telefónica para insistir, y por último una carta de cobro. Si el cliente