La Narrativa de tesoreria

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que los importes estén aprobados de acuerdo a la política de la empresa.

2.- Si las facturas son por son CAPEX se revisa la autorización de Belmond Ltda. en el Vault y verifica que contabilidad haya creado un código de CAPEX.

3.- La Jefa de Tesorería coordina los fondos disponibles en las cuentas para los pagos a efectuarse en 30 días, salvo Proveedores Críticos (gas combustible a 15 días) los cuales son coordinados en forma semanal.

4.- Luego de efectuarse la coordinación de los fondos, se procede a emitir la planilla de pago, la cual se generara vía Sistema O7; cabe mencionar que la planilla contendrá en forma detallada, las facturas a cancelar; así mismo se tendrá como prioridad la cancelación de los comprobantes con mayor antigüedad. Se envía la planilla con los comprobantes al Jefe de Pagos quien revisa los importes y el proveedor.

Control N° 2:

Las planillas de pagos son aprobadas por el jefe de tesorería, el cual verificara los importes y que el proveedor sea el correcto.

5.- Luego de ser aprobada la planilla por el Jefe de Pagos, esta es registrada electrónicamente en el banco. Los pagos se realizan a través del Banco Interbank o del Banco de Crédito.

6.- Así mismo la contabilización del pago deberá ser autorizada previamente por el personal de la empresa que autorizo pago, esto con el fin de asegurar que se registre contablemente y en forma correcta la cancelación efectuada; cabe mencionar que el Área de cuentas por pagar tiene acceso a sistemas de bancos con el fin de saber que plantilla de pagos fue aceptada o rechazada y de esta manera registrar el pago.

Control N° 3:

La aprobación de las transacciones bancarias (tranferencias) y la aprobación del registro de la cancelación de facturasen el sistema es realizado por los gerentes a cargo de cada cuenta bancaria.

7.- Los pagos son los miércoles (pagos urgentes) y viernes lo habitual.

8.- Como un control adicional, la Jefa de tesorería revisa aleatoriamente los documentos por cada planilla de pagos y de esta manera ver si todos los pagos están sustentados correctamente.

Control N° 4:

La Jefa de Tesorería efectúa la revisión las planillas en forma aleatoria con el fin de verificar que contengan toda la documentación sustentadora por cada operación.

III.- Gestión de Financiamiento:

1. De acuerdo a las necesidades de la Compañía y posteriormente reflejado en el presupuesto preparado por Cesar Rodriguez (Gerencia de Planeamiento Financiero) se decide qué tipo de financiamiento se solicitará:

Capital de Trabajo (corto plazo)

Activo fijo (largo plazo)

2. La Gerencia de Gestión Corporativa solicita a tres bancos cotizaciones de financiamientos y de acuerdo a dicha información se presenta a la Gerencia Financiera para decidir qué banco otorga las mejores condiciones; posteriormente el Directorio aprueba la propuesta y finalmente se presenta a la Junta de Accionistas para su autorización. A partir del ejercicio 2016 también debe aprobar la matriz (Belmond Ltd.) si el financiamiento elegido por la administración es la adecuada.

3. Una vez aprobado el financiamiento, el banco solicita generalmente que se presente trimestralmente los estados financieros, así como el cálculo de los ratios de acuerdo a lo establecido en el contrato celebrado entre las dos partes.

4. El área contable prepara manualmente los cálculos de los ratios exigidos por cada banco y son revisados y firmados por el Leopoldo Carpio (Contador General Corporativo); posteriormente son aprobados por Sandra Arana (Gerencia Corporativa de Gestión Financiera). Excepcionalmente por el financiamiento para el proyecto de Las Bambas la preparación de los covenants los realiza directamente Sandra Arana y se reporta directamente al banco.

Riesgo: Incumplimiento de covenants

• Hay un potencial incumplimiento de covenants de los contratos de obligaciones financieras que podría causar que los acreedores demanden el pago Corporativa de Gestión financiera da su visto bueno y el área legal emite la carta de envío de los cálculos de los ratios a los Bancos acreedores. Si no se cumple el ratio se pide un waiver a los acreedores.

• La dirección y la gerencia evalúan mensualmente los estados financieros a fin de monitorear el nivel de endeudamiento de la compañía y cumplimiento de los covenants.

5. Finalmente, todos los documentos mencionados son enviados al banco con carta de envío que es preparada por el Área Legal. Asimismo, si no se cumplen con alguno de los ratios debe ser comunicado al banco con anterioridad a la emisión de los ratios ya que de acuerdo al contrato del préstamo, sino se cumple con los ratios se cancela la totalidad del saldo solicitado.

N° Riesgo Control N° Periocidad Tipo de control Nivel de automatización

1 Incumplimiento de covenants

Hay un potencial incumplimiento de covenants de los contratos de obligaciones financieras que podría causar que los acreedores demanden el pago total de la obligación.

• Principalmente se revisa que se cumplan con los ratios exigidos por los bancos acreedores y los ratios son elaborados por el área contable y son revisados por el Contador General. La Gerencia Corporativa de Gestión financiera da su visto bueno y el área legal emite la carta de envío de los cálculos de los ratios a los Bancos acreedores. Si no se cumple el ratio se pide un waiver a los acreedores.

• La dirección y la gerencia evalúan mensualmente los estados financieros a fin de monitorear el nivel de endeudamiento de la compañía y cumplimiento de los covenants. Trimestral Detectivo Manual