MODELO DE PROCDEDIMIENTO PARA COMPRAS Y ALMACEN.

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Cada Director de proceso tendrá un plazo máximo de 24 horas para la autorización de requisiciones.

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Órdenes de Compra

Una vez el auxiliar de compras recibe la requisición de materiales, equipos y/o servicios, autorizada por el Director del proceso, procede a elaborar la orden de compra solicitando la autorización del gerente para iniciar el proceso compra o contratación, la autorización se realizará mediante visto bueno del Formato de Orden de Compra ya establecido en la empresa.

En caso que la Gerencia no se encuentre en las instalaciones de la Empresa por un periodo de tiempo largo, Gerencia debe dejar establecido el mecanismo de autorización de orden de compra, ya sea por medio de un Personal encargado, o por vía e-mail o telefónica. Si gerencia no autoriza la orden de compra, el auxiliar de compras debe retroalimentar al interesado el estado de su requisición junto a las razones por la cual no fue aprobada.

El auxiliar de compras procede a realizar el pedido al proveedor, previa consulta del Formato de Lista de Proveedores Críticos Aceptados, el cual contiene los proveedores que han sido evaluados y aprobados por las características y calidad de sus productos o servicios. Si no existe un Proveedor que se ajuste a los requisitos de la compra, realice la búsqueda y seleccione un proveedor nuevo. La orden de compra es enviada a nuestro proveedor para que proceda al suministro de materiales, equipos y/o suministros de acuerdo a las especificaciones establecidas en el en el Formato de Orden de Compra, De igual manera debe ser entregada al almacenista y su auxiliar como documento de apoyo en la recepción de materiales y equipos.

Para precios fijos, se maneja la realización de orden de compra maestra.

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Pagos por caja menor.

Como su nombre lo indica, las cajas menores están destinadas a atender gastos menores de la empresa. Entiéndase por gasto menor el que es único o esporádico, nunca constante o rutinario dentro de la operación (compras de materiales o repuestos) y que a su vez esté por debajo del valor máximo permitido para esta operación.

Solo los directores de proceso, o empleado que la Dirección administrativa delegue tienen potestad para autorizar gastos, y cada uno de los recibos o facturas debe llevar por lo menos el visto bueno de alguno de ellos, en el recibo de caja menor.

Sin excepción cualquier pago superior a estos valores deberá ser efectuado por cheques y cumplir con los requerimientos para esos efectos, evitar violar la norma tributaria.

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Recibo de Materiales, equipos y servicios

El auxiliar de almacén es quien recibe el pedido verificando tanto en la orden de compra como en la factura suministrada por el proveedor:

- Cantidades recibidas, deben coincidir las cantidades solicitadas en la orden de compra con las cantidades facturadas.

- Especificaciones y estado del insumo, revisar en las observaciones del Formato de Orden de Compra, características de la referencia solicitada

- Precio unitario, debe coincidir el precio total de la factura suministrada por el proveedor, con el precio total generado por el Formato de Orden de Compra.

Para cualquier incongruencia de la orden de compra y la factura, ya sea en cantidades o precios, se debe escribir las inconformidades en observaciones del Formato de Orden de Compra y se remite la factura a compras, para revisar la negociación.

Si todo está a satisfacción, se firma la orden de compra y factura en constancia de recibido, la factura además de firmarla se le coloca sello de copla con leyenda “Recibida para su estudio y aprobación”, el insumo debe asignarse al almacén correspondiente para luego almacenarlo.

Las facturas de todos los insumos recibidos deben ser entregadas al área de contabilidad junto con la entrada al almacén, registrada en el sistema y la orden de compra. El auxiliar de almacén debe quedarse con una copia de la entrada al almacén firmada por el auxiliar contable, como constancia de entrega de la factura y orden de compra a satisfacción, además se registra en el control de documentos llevados en contabilidad.

En el caso de las materias primas, se debe realizar la inspección de calidad de los productos recibidos con el Formato de Inspección de Productos, además de solicitar el certificado de calidad del producto. Al detectar un producto no conforme se procede a separarlo e identificarlo con Formato Etiquetas, y almacenarlo en el área de productos no conformes con el fin de evitar su uso no intencional.

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Evaluación de proveedores

Después de la recepción de insumos el auxiliar de compras debe diligenciar, el Seguimiento a proveedores críticos y evaluación inicial a los proveedores nuevos para determinar el rango de aceptación del proveedor para Reevaluación de proveedores, para los proveedores antiguos recuerde realizar su evaluación anual y la retroalimentación del resultado.

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Pago de Facturas

Se realiza el pago a proveedores de acuerdo a la fecha de vencimiento de la factura, se entrega su respectivo cheque con la factura y comprobante de egreso, la Directora administrativa lo revisa y lo firma y se entrega al proveedor o se realiza pago mediante transferencia Bancaria. Tesorería archiva las facturas y comprobante de egreso en un A- Z.

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Control de almacén

El encargado es el Jefe de almacén para el caso de la sede principal, y los coordinadores de operaciones de cada sede, son los encargados de almacenar todos los insumos en el respectivo almacén y entregar con previa autorización a quien lo requiera los insumos necesarios para realizar cualquier actividad laboral, de acuerdo al método FIFO (lo primero que entra es lo primero que sale).

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Inventario

Mensualmente se debe realizar, por cada coordinador de operaciones, un inventario físico de cada almacén, el conteo físico se anota en listado para inventario físico arrojado por el software, luego este se debe entregar a el coordinador