Manual de Normas Tecnicas.

...

305 Control individual de libros

Debe existir un registro para el control individual de cada tipo de libro, que se actualizará con las respectivas aperturas y cierres, en el cual se especificará:

· Organo solicitante

· Tipo de libro

· Número de tomo

· Fecha de recibo y de entrega

· Número de asiento

· Fecha del asiento

· Tipo de solicitud

Declaración interpretativa

Este registro individual contiene el historial de cada tipo de libro. Por tanto, para el cumplimiento de esta norma podrá elaborarse un tarjetero o formulario por cada órgano que solicita las legalizaciones y para cada tipo de libro, en donde se consignará toda la información individual que se genere en la apertura y cierre de cada tomo, considerando que la fecha del asiento corresponde a la apertura o cierre, e igualmente el tipo de solicitud.

306 Libros legalizados no retirados

Los libros que se legalizan y no se retiran deben conservarse por espacio de tres meses, transcurrido ese plazo se deberán destruir.

Declaración interpretativa

La Unidad de Auditoría Interna es responsable de conservar los libros durante ese lapso, lo cual implica que debe establecer controles de salvaguarda (Norma Nº 331). Además, es conveniente buscar el medio para que el responsable del órgano que solicita la legalización esté enterado de este plazo, y establecer la política de comunicarle días antes del vencimiento del término. En todo caso, la reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoría Interna estudie las causas de que eso suceda.

307 Acta de destrucción de libros

Deberá levantarse un acta que registre la destrucción de un libro, identificando plenamente sus características y la razón para hacerlo.

Declaración interpretativa

La destrucción deberá llevarse a cabo en presencia de dos testigos quienes firmarán el acta correspondiente. Además, en los registros de control general e individual debe quedar constancia de su destrucción.

308 Comprobantes para el recibo y entrega de libros

En caso de ser necesario se establecerá un control del recibo y de la entrega de libros.

Declaración Interpretativa

El Auditor Interno valorará si amerita poner en uso boletas u otro medio escrito que compruebe los actos de recepción y entrega de los libros.

310 NORMAS PARA LA EJECUCION DE LA APERTURA DE LIBROS

311 Requisitos previos a la legalización

Cuando se reciben los libros para legalizar se deberá verificar al menos que:

· estén en buen estado

· no estén iniciados

· los folios estén numerados en forma consecutiva y tengan impreso el logotipo o nombre de la institución, cuando corresponda.

Declaración interpretativa

Estos requisitos serán verificados en el momento de recibir los libros, para evitar una futura devolución a los interesados sin haberse cumplido el trámite, ya sea que se trate de libros como tales, fórmula continua u hojas sueltas. En el caso de estos dos últimos tipos de registro, cada una de las hojas debe tener impreso el logotipo o nombre de la institución.

312 Consecutividad de los libros

En cuanto sea posible no se hará la apertura de un libro si antes no se ha llevado a cabo la razón de cierre del tomo anterior.

Declaración interpretativa

Es requisito indispensable para la apertura de un libro, que si existe un tomo anterior se efectúe primero su razón de cierre, para garantizar la consecutividad cronológica de los hechos registrados y mantener un control adecuado sobre los libros. En el caso de las hojas sueltas y la fórmula continua, en cuanto el tiempo que tarde su encuadernación no entorpezca la continuidad de las operaciones administrativas, se observará el requisito que establece esta norma.

313 Sellos que deberán utilizarse en la apertura

Se deberá disponer de un sello de la Auditoría Interna y de un sello de apertura.

Declaración interpretativa

La Unidad deberá disponer de al menos dos sellos, los cuales utilizará cada vez que lleve a cabo la razón de apertura de los libros. El sello de la Auditoría Interna puede ser de tipo corriente o blanco y el sello de apertura contener al menos la información que se señala en la norma 316 siguiente.

314 Uso del sello de la Auditoría Interna

Se estampará en cada folio del libro el sello de la Auditoría Interna.

Declaración interpretativa

El uso del sello en cada folio es necesario para asegurar razonablemente que no se utilizarán hojas diferentes que puedan alterar la información; aparte de que al estampar el sello se verifica simultáneamente la consecutividad numérica de los folios.

315 Uso del sello de apertura

Se estampará en el primer folio del libro el sello de apertura y se anotará la información que en él se solicita.

Declaración interpretativa

El sello de apertura se estampará en el primer folio de cada libro, por lo tanto éste no debe estar iniciado (Norma No. 311). El sello de apertura contiene información individual del libro, que lo identifica y que se utiliza para mantener su control tanto en el registro individual como general.

316 Información mínima del sello de apertura

El