MANUAL DE NORMAS Y ROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

- Al mismo tiempo, la secretaria se encargará de llevar un control de todas las entradas y salidas de efectivo del fondo, en un auxiliar; el cual facilitará el saldo.

- Una vez aceptado el documento que justifica la salida de efectivo mediante su cancelación, debe invalidarlo colocándole un sello de “CANCELADO”.

2.- Auxiliar Contable:

- Este será el encargado de realizar los arqueos de caja chica, y mientras lo hace, debe cuidar de que la secretaria del departamento permanezca el sitio hasta que termine dicho arqueo. No debe aceptar que la secretaria se ausente por ningún motivo, debe evitar la interrupción de personas ajenas al procedimiento y de ninguna manera debe postergar el proceso.

- En primer lugar, el auxiliar debe separar todo el efectivo de los recibos que respaldan las operaciones. Todos estos recibos los comparará con el auxiliar de caja chica y se percatará de los saldos, inicial y final. Igualmente, debe revisar que todos los recibos cumplan con los requisitos antes expuestos: fecha, concepto, beneficiario, firmas de las personas que entregan y reciben el efectivo, el sello de “CANCELADO”. Todos estos datos los llevará al formato de Arqueo de Caja Chica.

Una vez que se tengan los datos en el formato, se procede a separar y agrupar el efectivo de acuerdo a las distintas denominaciones. Hecho esto, se procede a contar por denominación y llevar los totales al formato. Luego, se examinará si existen diferencias entre e fondo de caja chica y la suma de los recibos y el efectivo restante.

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- Si existen diferencias producto de sobrantes o faltantes del efectivo del fondo, hay que investigar que si las causas que dieron origen son justificadas. Hay casos en que la factura es Bs. 12.880,00; y el custodio tuvo que cancelar Bs.12.900, esta diferencia es lo que se conoce como “sobrante de Caja chica” y por esta diferencias, que no es significativa se hace un asiento de ajuste para cuadrar el resultado. Si por el contrario, hubo un sobrante, se procede a realizar un recibo de ingreso y el concepto se añade “Ingreso por sobrante de caja chica”. En otro de los casos, la diferencia es significativa, procederá a realizar un asiento de ajuste por “pérdida por faltante de caja chica” y una vez anotado, lo notificará a su supervisor inmediato, que es el contador.

- En el último caso anterior, el contador tendrá la facultad y decisión de corregir esa diferencia con la secretaria. Si resulta ser un error de la secretaria, ella debe responder con su fondo personal y pagar esa diferencia. Si se detecta que la diferencia es un faltante muy grande que sugiere fraude; entonces el contador esta en la obligación de informar el caso a instancia superiores (La Gerencia). Sin embargo, se tratare de un sobrante, el contador autorizará al auxiliar contable que realice un recibo de “ingreso por sobrante de caja chica.

- Cuando suceda el caso de que el arqueo de caja chica coincida con la fecha de cierre de un ejercicio económico, el auxiliar contable debe autorizar la reposición inmediata del fondo para que los documentos de egresos se relacionen en el ejercicio económico correcto y se pueda reflejar la verdadera situación financiera.

- Cuando finalice el arqueo de caja chica respectivo, tanto el custodio como el que realiza dicho arqueo, deben estampar su firma en el formato avalando los resultados y observaciones obtenidas. Finalizado el Arqueo, se envía la original del formato aplicado al contador y una copia la archiva el auxiliar como soporte o respaldo.

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ASIENTOS:

De acuerdo a la naturaleza de La Organización y también al flujo de transacciones que realiza, las reposiciones de Caja Chica no se pueden hacer mensualmente. Se recomienda que se haga por lo menos, semanalmente; y para ello se tiene el siguiente asiento:

- X –

CAJA CHICA

XXX

BANCO

XXX

P/R…….

Este asiento se hará en el diario principal cuando se aperture el fondo, y la cuenta de “Caja Chica” sólo se moverá cuando se aumente, disminuya o elimine.

El siguiente asiento se hará cuando se tenga que registrar todos los gastos efectuados con el efectivo de caja chica, por lo que se necesita reponer el fondo.

- X –

GASTOS

XXX

BANCO

XXX

P/R…….

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Cuando resulta en un arqueo de Caja Chica un Faltante por motivos justificados, se Procede a realizar el siguiente asiento:

- X –

FALTANTE DE CAJA CHICA

XXX

BANCO

XXX

P/R…….

Por otro lado, cuando resulta en un arqueo de Caja Chica un sobrante, se procede a realizar el siguiente asiento:

- X –

BANCO