Manual de Procedimientos Administrativos y de Control Interno

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ASPECTOS GENERALES

- La constitución de los fondos de Caja Chica será autorizada por la Corporación Municipal.

- Los responsables de la custodia y manejo de los fondos de Caja Chica antes de recibir los valores debidamente autorizados deberán rendir mediante pagare a favor del PROYECTO DE SALUD, de Red de Gracias, una garantía equivalente al 100% del monto del fondo.

- El fondo de Caja Chica será asignado al Administrador del Proyecto.

- Para la constitución de un fondo de Caja Chica, el Administrador del Proyecto, solicitara la creación del mismo. Para ello elaborara los formularios Caja Chica 001 y 002.

- Los reembolsos de los fondos de Caja Chica se realizaran cuando se haya cumplido con cualquiera de las siguientes condiciones:

- El responsable del fondo deberá solicitar reembolsos cuando haya agotado el 70% del monto total del fondo o al final de cada mes, cualquiera que ocurra primero. Para ello se deberá seguir el proceso de pago detallado en el capítulo III de este Manual.

- Al final de cada mes.

- Cualquiera de las condiciones antes descritas que ocurra primero, para la solicitud de reembolsos se utilizara el formulario Caja Chica-004.

- El Alcalde Municipal o la persona que el designe y el Auditor de la Gestión, serán los responsables de realizar arqueos periódicos y sorpresivos para determinar el adecuado manejo del fondo y el cumplimiento del presente reglamento. Para ello utilizaran los formularios Caja Chica-005 y 006.

- El encargado del fondo es el UNICO responsable por cualquier faltante o pago incorrecto que por medio de este se haga. Si el responsable del fondo dejase de laborar en el Proyecto por cualquier razón, deberá antes de que se le haga efectivo el pago de su último salario o prestaciones sociales cumplir con lo siguiente:

- Presentar la liquidación del fondo incluyendo la devolución del efectivo y documentos pendientes de reembolso.

- Pagar cualquier faltante pendiente.

- Regresar la caja metálica con su llave asignada para el uso del fondo.

REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES

- El responsable del fondo asegurará que los comprobantes cumplan con los siguientes requisitos:

- Estar emitidos a nombre del Gestor

- Estar elaborados en lápiz tinta o máquina de escribir.

- Que no contengan borrones ni tachaduras.

- Que contengan evidencia que los documentos hayan sido revisados.

- Que se les haya estampado la palabra PAGADO por medio del uso de un sello o utilizando lápiz tinta.

- Que contenga la fecha.

- Que los documentos sean originales.

- Que en los documentos se indique para que se usarán los materiales adquiridos o servicios pagados y que existe evidencia de la persona que los recibió a satisfacción.

- Cuando haya necesidad de entregar dinero a personas para realizar compras, se debe elaborar un comprobante o vale para compras; para ello se debe utilizar el ejemplo del formulario Caja Chica-007.

- La persona a quien se le entregue dinero para realizar este tipo de pagos o compras, deberá presentar la factura o recibo pagado o devolver el dinero a más tardar en el tiempo de 24 horas hábiles después de haberse entregado el dinero. Caso contrario la Administración del Proyecto, deducirá del sueldo del empleado o de los beneficios o prestaciones sociales que tenga pendiente.

- Los faltantes que se encuentran en los Fondos de Caja Chica, se cargarán en Cuentas por Cobrar al responsable de la custodia del Fondo. Estos se deducirán del siguiente sueldo o valor a favor del empleado responsable

- Los sobrantes que se encuentran en el Fondo de Caja Chica, se depositaran de inmediato a las cuentas bancarias del Proyecto; dichos valores pasaran a formar parte del patrimonio de la misma.

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REGISTRO CONTABLE

Para facilitar el control y manejo del fondo se seguirán los siguientes pasos:

A C T I V I D A D

RESPONSABLE

Controla Fondo mediante la utilización del registro auxiliar (Véase formulario Caja Chica-003).

- Cuando le entreguen el fondo, anota la fecha, el No. del cheque en concepto y el valor del mismo en la columna de entrada y lo suma al valor del saldo.

- Cuando realice pagos anota la fecha del pago en la columna de fecha, el No. de factura en la columna de documento y nombre del proveedor y concepto del pago en la columna de descripción y el valor del comprobante pagado en la columna de egresos y éste lo resta al saldo.

- En las columnas de código contable clasifica el pago en base al catálogo de cuentas contables.

- Cuando llegue al punto mínimo de saldo, elabore reembolso clasificando los documentos por código contable y anotándolos en el formulario en este orden.

Elabora reembolso utilizando el formulario Caja Chica-004, lo firma, le adjunta documentos y pasa a aprobación del Presidente.

Verifica comprobante, firmas, sumas y extensiones y si está de acuerdo firma en espacio autorizó y lo envía a la administración para el proceso de elaboración de cheque.

Realiza proceso de pago de cheque capítulo III de este Manual y estampa sello con la leyenda”Reembolsado” a los documentos y luego entrega al responsable del fondo el cheque.

Administrador

Administrador

Administrador

Administrador

Administrador

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- PROCESO DE PAGOS POR MEDIO DE CHEQUES

El proceso para la elaboración del cheque comienza al finalizar el proceso