“Manual de redacción, el correo electrónico”

...

5) Firma tus emails

La firma debe ser simple y constar de los elementos básicos: nombre, organización y algunos enlaces relevantes: nuestra página web y números de contacto.

6) Da formato a tu email

Es importante dar el formato adecuado a nuestro e-mail para mejorar su legibilidad y compresión:

- No utilizar la negrita o cursiva en exceso. Evitar el subrayado, puede confundirse con un enlace.

- Evitar las fuentes demasiado grandes (>30 pt) o demasiado pequeñas (

- Utilizar un tipo de fuente que sea fácil de leer y agradable a la vista (Verdana, Arial, Tahoma o Helvetica por ejemplo).

- Organiza tu contenido en párrafos. Cada párrafo debe resolver una cuestión (quién/quiénes somos, qué ofrecemos, agradecimientos,…).

- Si utilizas listas para describir una serie de características o explicar una serie de pasos o cualquier tipo de información que podamos desglosar en este formato. El contenido será más claro y fácil de leer (escanear).

- Escribir la palabras enteras, evitando las abreviaturas y comenzar nuestras frases con mayúsculas.

- Separar nuestros párrafos por un salto de línea para que no quede un contenido saturado. Las separaciones equivalen a las pausas que realizamos al hablar y ayudan a la comprensión del mensaje y a mejorar su estructura.

7) Evita añadir archivos adjuntos

En la medida de lo posible evitemos añadir documentos adjuntos a nuestro correo.

8) Envíalos desde la dirección de una persona

Es importante que nuestro correo denote seriedad y formalidad, evitemos escribir de direcciones como peshosho69@dominio.com y de direcciones de tu organización que sólo identifican un área particular (ventas, atención, soporte, etc.) Se genera mayor confianza y acercamiento cuando la dirección tiene el nombre del remitente pedro@dominio.com.

9) Revisa la ortografía y redacción

La parte más importante del correo es la ortografía y la redacción, que nuestro texto no tenga errores ortográficos significa estudio, conocimiento y cultura, así como interés y preocupación. En cuanto a la redacción, por otro lado, es indispensable que nuestro texto tenga coherencia, secuencia y congruencia, así nuestro lector entenderá nuestro mensaje en una primer leída.

10) Correos masivos **sólo si aplica

Si vamos a realizar un envío masivo debemos asegurarnos de no enviar nunca en el campo To:/Para:toda una lista de correos ya que quedaran expuestas todas esas direcciones. Por ejemplo, si enviamos un correo con una lista de 100 personas y rellenamos el campo To:/Para: del correo con dicha lista, tendremos 100 personas que recibirán un correo donde podrán leer las direcciones de correo de otras 99 que no son ellos. Para este tipo de e-mails masivos es mejor que usemos un sistema de gestión de campañas de e-mail.

Referencias

ARAUJO García, Cristina. La comunicación escrita en la empresa. Recuperado el 28 de noviembre de 2014 en:

http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Documentacion/FichasTecnicas/NTP/Ficheros/201a300/ntp_272.pdf

La comunicación escrita. Recuperado el 28 de noviembre de 2014 en:

http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199502.pdf

Como escribir un correo electrónico correctamente. Recuperado el 28 de noviembre de 2014 en:

http://noticias.universia.net.mx/en-portada/noticia/2012/07/26/953778/escribir-correo-electronico-correctamente.html

MENÉNDEZ, Pedro y ENRÍQUEZ, Erika de AMIPCI. Estudio sobre los hábitos de los usuarios de internet en México 2014. Recuperado el 28 de noviembre de 2014 en:

https://www.amipci.org.mx/estudios/habitos_de_internet/Estudio_Habitos_del_Internauta_Mexicano_2014_V_MD.pdf