Manuales Admistrativos.

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4. PAPEL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.

- Logran y mantienen un plan de organización.

- Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles en la empresa.

- Facilitan el estudio de los problemas de organización.

- Sistematizan la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones en la organización.

- Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

- Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.

- Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

- La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

- Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

- Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

- Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

- Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

- Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

- Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

- Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.

- Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.

- Auxilian en las labores de auditoría administrativa.

Finalmente, es posible acotar que los Manuales Administrativos tienen toda una cantidad de formatos y contenidos, que van desde los instructivos para los operarios de maquinaria, hasta las normas y procedimientos administrativos y gerenciales y, a pesar de su longevidad, por ser invención desde la I Guerra Mundial (Jáurgegui A., 2013, pág. 3), siguen demostrando su eficacia; sobre todo, cuando se asumen con visión de aporte para el buen funcionamiento empresarial y no como “camisa de fuerza”, sino como una guía para la acción, que puede ser transformada y mejorada permanentemente.

5. ESTRUCTURA Y TIPOS DE MANUALES.En la clasificación de Manuales Administrativos, Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:

A.- Manual de Organización.

B.- Manual de Políticas.

C.- Manual de procedimientos y normas.

D.- Manual del especialista.

E.- Manual del empleado.

F.- Manual de Propósito múltiple.

A.- Manual de organización:

El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgánicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institución, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institución, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.

B.- Manual de políticas:

El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda política debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución. Este Manual puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de políticas es fundamental para asegurar la uniformidad de acción de una institución.

C.- Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales, señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o servicios determinados. Además, contienen ilustraciones a base de formularios, flujo gramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica de la secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.

En el manual de procedimientos se específica:

- Quién debe hacer una actividad;

- Qué debe hacerse en esa actividad;

- Cómo debe hacerse la actividad;

- Dónde debe hacerse; y

- Cuándo debe hacerse la actividad.

D.- Manual para especialistas:

Contiene