OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL ANAILIS OPERACIONAL Y FUNCIONAL DE LAS COMPRAS

...

Organización del departamento de compras

Conceptualización del departamento de compras y abastecimientos:

Es un equipo de la gerencia administrativa de la compañía, quien tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa

- Organización:

El departamento de compras está obligado a organizarse, para conocer los planes y los procedimientos, no solo de su función, sino de todas las de la institución en el presente periodo y en los posteriores. Al existir un departamento de compras se requiere de tiempo para poder realizarlas en forma eficiente y correcta, por lo que debe estar bien organizado y debe ayudar a los demás departamentos pero depende de los siguientes elementos:

- Cantidad de compras

- Tipos de artículos y materiales a suministrar

- Limitación de proveedores

- Cantidad de personal y jerarquía que ocupe

- Calidad y capacidad del encargado del departamento

- Jerarquización:

Los diversos rangos existentes en el departamento de compras son:

- Encargado principal

- Compradores (encargados de la recepción de pedido, proveedores, firma etc.)

- Ayudantes de compradores o cotizadores

- Secretarias, archivadores, recepcionistas, redactores.

- Responsabilidades:

El encargado de compras debe seguir las siguientes responsabilidades

- Elegir, tratar, platicar y negocias con los proveedores

- Investigar cotizaciones de precios y realizar un análisis

- Permisos gubernamentales de importación

- Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento

- Recibir y revisar los artículos o servicios

- Buscar la forma de transportar los artículos

- Salvaguardar los productos adquiridos

- Investigación de nuevos mercados

- Actualizar las cotizaciones

- Otras secundarias, particulares, dependiendo de la empresa y su tamaño

- Objetivos

- Terminar con las desviaciones de materiales o servicios

- Que los artículos tengan la calidad que se requiere

- Valuación de los servicios que otorgue el proveedor

- Evitar los riesgos al realizar un mal pedido

- Lograr que la compañía tenga prestigio y seriedad

- Mantener entre los proveedores: prestigio y buenas relaciones

- Coordinación de compras

- Implantar procesos, controles y políticas de compras

- Evaluar el análisis de costo y valores

- Seleccionar personal de calidad

- Economizar las actividades en el departamento

- Comunicar a los niveles jerárquicos

- Relaciones con otros departamentos

El departamento debe mantener contacto con los demás departamentos, entre los que están producción, ingeniería o mantenimiento, finanzas contabilidad para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad.

centralización y descentralización del departamento de compras

- ventajas de la centralización

- rendimiento de dinero destinado a las adquisiciones

- la administración puede tener una mejor intervención

- se obtienen el mayor provecho de los subordinados, al haber eficiencia en la economía y especialización en los departamentos

- mantener buenas relaciones con los proveedores

- cuidado de inventarios en forma eficiente

- mayor control de calidad de los productos

- economía en el pago de fletes

- descentralización

La autoridad y la responsabilidad del departamento de compras, se puede designar a una persona en particular a un departamento en especial. Si el departamento de compras no está localizado dentro de la empresa existe un tipo de descentralización especial cuyas características son las siguientes:

- manual de procedimientos

- inspección adecuada de las operaciones

- fijar el límite de compras y gastos para cada departamento

- asignar un departamento centralizado para comprar artículos que utilicen continuamente

- reunir en periodos determinados por la administración, a los compradores, de cada una de las sucursales, fábricas o departamentos.

- Diferentes aspectos sobre compras centralizadas y descentralizadas

- La descentralización debe ir de acuerdo del departamento de compras y de la administración de la empresa

- No debe existir un total de centralización

- Al tener departamentos o sucursales descentralizados provocan perdidas

- La departamentalización soplo se implanta en departamentos, secciones o sucursales.

políticas de las compras

Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas

- Se evita tomar decisiones particulares o diferentes

- Se deben