¿PARA QUÉ NOS PUEDE SERVIR LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA EN LOS ARCHIVOS?

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Pozuelos menciona dos criterios fundamentales de sistematización de la información o la documentación de archivo:

Orgánico: toma como base el nombre del órgano productor de la documentación.

Funcional: toma como base la función de aquel órgano.

Las incidencias siempre están presentes en cualquier archivo, pero estas son muestras de los cambios que tiene una administración sea pública o privada, y de acuerdo a estos las soluciones planteadas para aquellas incidencias no pueden ser siempre validas, ya que debido a los cambios, se obliga a tomar nuevas soluciones. Algunas incidencias que se pueden presentar en un archivo, según Pozuelo, son:

*El organismo productor de la documentación remite la documentación al archivo.

En este caso, antes de llegar al archivo, la documentación reposa en otro lugar, es enviada a otro organismo y es este el encargado de enviar la documentación al archivo.

*El organismo productor de la documentación es suprimido sin que por el contrario se supriman sus funciones que son transferidas a otro, encargado de continuarlas.

La empresa deja de existir, pero su función la adquirió otra empresa, es esta última quien resguarda la documentación que le sea útil de la empresa que dejo de existir.

*El organismo productor de la documentación es suprimido sin que por el contrario se supriman sus funciones que son transferidas a otro, encargado de continuarlas al tiempo que ejerce otras funciones que previamente le fueron consignadas.

Una empresa que tiene sus funciones, decide adoptar o continuar con las funciones de otra empresa, esta deja de existir pero su documentación de dicha función pasa a la nueva empresa y esta ejerce las diferentes funciones sin mezclar la documentación que fue producida por la empresa que ya no existe y las suyas.

*El organismo productor de la documentación es suprimido, no así sus funciones de las que unas pasan a otro organismo al que otras funciones fueron encomendadas y otra porción de aquellas funciones del primer organismo pasan a otro organismo diferente del segundo al cual igualmente le fueron conferidas otras funciones o competencias diferentes a las transferidas. En este caso como la empresa dejo de existir y su documentación pasó a otra que no tiene sus mismas funciones, entonces se puede dejar la documentación que le sirva y si no es el caso, devolverlas al organismo productor.

A modo de conclusión, respecto al término de fondo, la complejidad en la definición deja de existir cuando ya por fin logramos entender cuáles son las funciones del fondo de archivo de igual modo también es necesario conocer la jerarquización en una empresa. Entonces de acuerdo a esto, la definición última de fondo de archivo, es el conjunto total de documentos cuya característica común es ser producto de una única procedencia y resultado del ejercicio de una única función, o del conjunto de funciones que se refieren a una sola materia de actuación. El principio de procedencia e igualmente la procedencia archivística, permite que el archivista logre identificar con mayor facilidad grupos de documentos, con el fin de poder darles una ubicación de acuerdo a su origen y lograr ubicarlos más fácilmente.

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Bibliografía

Campillos, M. P.-P. (1996). El respeto a la procedencia de los fondos. En La construcción teórica en archivística: el principio de procedencia (págs. 129-145). España: Boletín Oficial del Estado, BOE.

Mundet, J. R. (2014). La clasificación. En Archivística: gestion de documentosy administración de archivos (págs. 207-213). España: Larousse-Alianza Editorial.

Mundet, J. R. (1994). Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Pirámide.

Archivo General de la Nación

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