POLÍTICA ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE LAS INSTITUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - 2016.

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- Al formular las bases de licitación o concurso para una segunda convocatoria, deberán considerarse las experiencias y errores de la primera convocatoria, con énfasis en las causas por las que no fue posible llevar a cabo la contratación, con el propósito de evitar más procesos desiertos, pudiendo modificar las bases dentro de los parámetros que la LACAP establece.

- Cuando la cantidad o el plazo del contrato, de los bienes o servicios solicitados puedan reducirse, deberá establecerse que se adjudicará la contratación hasta donde lo permita la disponibilidad presupuestaria, a efecto de no declarar desierto el proceso; esto implicará el correspondiente ajuste en el plazo del contrato o la cantidad del suministro, lo cual debe establecerse en las respectivas bases.

- Los solicitantes de las obras, bienes o servicios, deberán realizar un sondeo de mercado (en los casos que no se cuente previamente con la información), con el objeto de conocer precios, avances en los modelos tecnológicos y otras condiciones inherentes al objeto contractual, considerando el mejor valor económico es decir atendiendo a la relación costo-beneficio, calidad y oportunidad, a efectos de formular las especificaciones técnicas y estimación del presupuesto de contratación sobre una base realista, velando por los intereses institucionales y la racionalidad del gasto público.

- Las instituciones podrán considerar en los instrumentos de contratación como errores u omisiones subsanables, los relacionados con aspectos de forma, documentos de tipo legal, financiero, constatación o aclaraciones de datos a efecto de fomentar la competencia, mantener la igualdad de condiciones entre los participantes y obtener mejores ofertas, lo cual deberán detallar en dichos instrumentos.

- Las instituciones a través de las UACI y Unidades Solicitantes deberán asegurarse que los criterios de evaluación de ofertas y del desempeño del contratista sean detallados en los instrumentos de contratación, para que los potenciales oferentes conozcan previamente como serán evaluados.

- Las instituciones a través de la autoridad competente deberán nombrar Administradores de Contrato u orden de Compra con la experiencia técnica en la adquisición o contratación de lo que se trate. Así mismo, proporcionarán el apoyo y orientación necesarios a través de las Unidades Organizativas correspondientes, a efecto de facilitar la gestión de seguimiento y control de las obligaciones contractuales.

- Las instituciones que se encuentren dentro de la cobertura del Tratado de Libre Comercio entre Estados Unidos, Centro América y República Dominicana y del Acuerdo de Asociación entre la Unión Europea y Centroamérica, deberán dar estricto cumplimiento al Capítulo IX y Título V, respectivamente, en las contrataciones cuyos montos se encuentren dentro de los umbrales vigentes, e identificar correctamente en las bases y medios de publicación el tipo de contratación a efectos de llevar un registro sobre dichas contrataciones. Supletoriamente se aplicará la legislación nacional.

- Cuando proceda la causal de Contratación Directa establecida en el artículo 72 literal f) de la LACAP, deberá observarse continuidad y agilidad para realizar los actos necesarios, en el tiempo transcurrido entre los dos procesos declarados desiertos y el inicio de la Contratación Directa; dicha continuidad y agilidad deberá existir, inclusive si la declaratoria de desierto de los procesos, se haya efectuado en dos ejercicios fiscales consecutivos.

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SOBRE LA CONTRATACIÓN

- Los plazos y las órdenes de inicio de los contratos de supervisión, deben estar en estrecha armonía con los plazos y órdenes de inicio de los contratos de la ejecución de las obras y sus posibles modificaciones.

- Deberán adquirirse bienes que cuenten con sus respectivos servicios de mantenimiento, con las garantías correspondientes y que cumplan adicionalmente con criterios de calidad, sostenibilidad y eficiencia energética, en los casos que sea aplicable.

- Deberán establecerse las condiciones de la administración de los contratos u orden de compra, cuando fuere aplicable emitir esta última, consideradas y detalladas en los respectivos instrumentos de contratación, a efecto de facilitar al administrador nombrado la gestión de seguimiento y control del mismo, para que se realice su función eficaz y eficientemente, velando así por los intereses institucionales diligentemente.

- A efecto de ser oportunos en las adquisiciones y contrataciones de bienes[a] y servicios recurrentes del ejercicio fiscal siguiente, las instituciones deberán planificar la ejecución de los procesos con suficiente antelación, pudiendo iniciar su ejecución hasta la etapa de evaluación de las ofertas en el mismo ejercicio fiscal, aún si no estuviere vigente o prorrogado el presupuesto.

Una vez se encuentre vigente el presupuesto del siguiente ejercicio fiscal o prorrogado el del ejercicio fiscal en ejecución, podrán adjudicar, siempre y cuando haya asignación presupuestaria y sea necesario que los bienes y servicios comiencen a suministrarse al inicio del siguiente ejercicio fiscal.

- Con el propósito de ser ágiles y oportunos en la tramitación de los procesos, las instituciones deben evitar pasos y requerimientos innecesarios que entorpezcan la agilidad de los procesos; para tal efecto se deberá observar lo estrictamente necesario en cuanto a revisiones y autorizaciones.

- La orden de compra no será aplicable para formalizar las obligaciones, en los casos de contratación de obra pública adjudicada mediante Libre Gestión.

- Para la contratación de obras o adquisición de bienes y servicios, financiados con recursos de préstamos y sus correspondientes contrapartidas, cuyo plazo de ejecución exceda el ejercicio fiscal correspondiente, de conformidad con lo establecido en el artículo 34 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las instituciones licitaran por el monto total de la contratación o adquisición y deberán disponer de la asignación necesaria para cubrir los compromisos derivados de dichos contratos que deban ejecutarse en el ejercicio fiscal correspondiente.

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COMPRAS CONJUNTAS

Las instituciones, en la medida de lo posible, deberán ejecutar sus procesos de forma conjunta, a efecto de obtener economías de escala en las adquisiciones y contrataciones de aquellos bienes y servicios de común utilización; atendiendo a criterios objetivos vinculados a necesidades reales.