REGLAMENTO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN

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Artículo 6º: De la clasificación de los contratos según su cuantía: Los contratos en la Empresa se clasificarán, según la cuantía, en cuatro categorías a saber:

- Contratos de mínima cuantía: Son aquellos contratos cuyo monto asciende hasta a dos (2) salarios mínimos legales mensuales.

- Contrato de menor cuantía: Son aquellos cuyo monto es superior a dos (2) salarios mínimos legales mensuales (SMLMV) hasta 20 SMLMV.

- Contrato de mayor cuantía: Son aquellos cuyo monto es superior a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales hasta mil (1.000) SMLMV.

- Contrato sin cuantía o de cuantía indeterminada. Son aquellos contratos en donde no se estipula específicamente al momento de su suscripción. Su valor real sólo se puede determinar al momento de su finalización o liquidación, pero en este caso se deberá determinar un valor estimado para efectos de su clasificación y para la constitución de pólizas de seguros.

Parágrafo 1. Adicional a la expedición de orden de compra o de servicios, la empresa elaborará y suscribirá contratos con sus proveedores o contratistas cuando el monto a adquirir o contratar sea igual o superior a 4 (cuatro) salarios mínimos mensuales legales vigentes. En estos casos exigirá la constitución de pólizas de seguros que se consideren pertinentes.

Parágrafo 2. Cuando los montos sean inferiores a 4 SMMLV, en las órdenes de compra o de servicios se solicitará al proveedor o contratista que en la factura estipule las garantías que ofrece, dependiendo del tipo de elemento o servicio de que se trate.

Artículo 7º: Fines de la contratación. Al celebrar y ejecutar los contratos, la Organización Empresarial propenderá por el cumplimiento de sus políticas internas, de las normas legales y de las cláusulas contractuales suscritas con los proveedores y contratistas; por otra parte, buscará la continuidad y la eficiencia en la prestación del servicio, y la efectividad de los funcionarios y demás trabajadores que colaboran con ella en la consecución de dichos fines.

CAPÍTULO II

DE LA COMPETENCIA Y LA CAPACIDAD

Artículo 8º: De la competencia: La persona competente para ordenar y dirigir las actuaciones contractuales es el Gerente, como Representante Legal de la Empresa, o en su defecto el suplente de éste, y su competencia se puede contemplar en las etapas precontractuales, contractuales o post-contractuales.

Artículo 9°: Criterios para la evaluación de proveedores. La evaluación y selección se harán de manera objetiva, de forma tal que se seleccione la propuesta más favorable para la empresa (técnica y económicamente).

Para la evaluación y selección de un proveedor, deberán observarse criterios objetivos de disponibilidad, capacidad financiera, infraestructura, idoneidad, experiencia, economía, tecnología ofrecida, calidad, precio, cumplimiento en entrega, capacidad, plazo y forma de entrega, forma y condiciones de pago, amparos o garantías que ofrece, descuentos que concede, servicios posventa y, en fin, todos aquellos factores que se consideren favorables a los intereses y fines de la entidad. Tratándose de contratistas, deberá tenerse en cuenta, además la forma de organización, experticia, referencias y otros criterios relevantes que garanticen eficiencia y eficacia en la contratación.

Artículo 10°. Responsables de la evaluación y selección de proveedores y contratistas. La evaluación y selección en los contratos de mínima cuantía será responsabilidad del Jefe de Compras o quien haga sus veces, quien podrá apoyarse, para el estudio de las ofertas recibidas por la entidad, del funcionario encargado de la requisición de compra o del servicio solicitado, en el Comité de Compras, en el Gerente o Director de la empresa.

En todo caso, el cuadro comparativo, una vez seleccionado, deberá ser presentado al Director de la empresa o al Gerente, para su conocimiento.

En contratos de menor cuantía, los responsables de la evaluación y selección serán el Jefe de Compras, el Director del Área que haga la solicitud y el Director de la empresa o el Gerente General.

En los contratos de mayor cuantía hasta 1.000 SMMLV, la evaluación y selección la realizará el Comité de Compras.

Los contratos que superen los 1.000 SMMLV serán evaluados y seleccionados por la Junta Directiva de la empresa; en caso de que no se haya constituido dicho órgano, lo hará un Comité integrado por el Jefe de Compras, el Director del Área o Departamento, el Representante Legal y otros funcionarios que éste designe.

Para los contratos de cuantía indeterminada o sin cuantía, se realizará un estimativo de su monto y, con base en ello, se establecerá la clasificación definida en el artículo 6°, la que se tendrá en cuenta para determinar quién debe realizar la evaluación y selección.

Parágrafo. El Comité de Compras y la Junta Directiva o Comité constituido tomarán decisiones por consenso; las decisiones favorables o desfavorables serán determinadas por el voto de la mitad más uno de los miembros del respectivo órgano que asistan a la reunión.

Artículo 11º: De la capacidad para contratar. Podrán ser proveedores o contratistas de la empresa todas las personas naturales legalmente capaces y las personas jurídicas debidamente constituidas como tales, incluyendo los consorcios y las uniones temporales. Para tal efecto, las personas naturales deberán presentar junto con su oferta, la cédula de ciudadanía y las personas jurídicas anexarán a la misma el certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, así como la cédula de ciudadanía del representante legal.

A partir de la expedición del presente Reglamento, se actualizará el directorio de proponentes de cada una de las Empresas de la Organización y el listado de proveedores integrado por todas las personas naturales o jurídicas que contraten o que deseen contratar con las mismas. Para tal efecto, el Jefe o encargado de cada proceso o actividad deberá informar por escrito todos los datos que se les solicite mediante el documento que para tales efectos ha elaborado la Organización Empresarial, en los casos que se requiera.

Artículo 12º: De las inhabilidades e incompatibilidades para contratar: No podrán celebrar contratos con las empresas de la Organización:

- Las empresas ficticias, en situación de quiebra o