PRÁCTICA INTEGRAL DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE DE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

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Nuestras fuentes más confiables de información son nuestros expertos puesto que ellos ya fueron capacitados para el reconocimiento y aplicación del BenchMarking. En segundo plano queda nuestro personal de apoyo y por último los demás empleados.

Las fuente de información a la que tenemos acceso es Asociaciones Profesionales porque nos será muy útil ya que estas a menudo reciben reconocimientos respecto a las mejores prácticas por sus áreas funcionales y lo que queremos nosotros es tener áreas funcionales con alto nivel.

Búsqueda de las mejores prácticas.

En nuestra búsqueda de las mejores prácticas la que nosotros vamos a realizar se encuentra localizada en el área más extensa por que nosotros lo que vamos a realizar es una comparación de una empresa que se encuentran realizando prácticas iguales o inferiores a la de nuestra empresa.

Efecto halo

El efecto halo que tendrá nuestra empresa será positivo porque con el Benchmarking ganaremos reputación ya que haremos muy bien las cosas y seremos un ejemplo para nuestros competidores.

Etapa 4: Recopilar y analizar la información de Benchmarking

En el desarrollo del presente trabajo, una herramienta que ha sido muy utilizada es la de entrevistas (estructuradas o semi estructuradas) a un conjunto de trabajadores ya sean encargados de área u operativos.

En cada entrevista (que pudo ser individual o a un equipo de profesionales encargados por área) o reunión establecida, se trató de discutir los siguientes aspectos:

- El desarrollo de nuevas oficinas físicas que mejoraran la administración interna.

- Análisis de las obligaciones que actualmente tiene asignadas las funciones de recaudación, seguimiento y monitoreo de la información que provee la empresa.

- Identificación de temas o tendencias de mejora empresarial con miras al futuro desarrollo así como que pudieran haber aparecido en los últimos años sobre la reestructuración necesaria o que aun habiendo existido desde el inicio en que fue creada la empresa, se pudieron ir considerando mayor importancia la existencia de áreas que fungieran de manera interna sin considerar la opción de otorgar responsabilidades a terceros.

- Discusión sobre temas de fondo y forma de cara a las propuestas estructurales y sus funciones correspondientes.

Durante las diversas entrevistas se buscó además identificar indicadores de éxito, así como formas de medir la eficacia del proceso, asignación de responsabilidades, ente otros aspectos que se consideraron relevantes.

Para la primera lista de personal profesional capacitado (encargados de áreas), se tuvo que priorizar entre los miembros de cada una de las áreas ya conformadas en Antara Currency, así como de una lista amplia de operativos que destacaron en su desempeño, que podían aportar con sus visiones y percepciones a un mejor entendimiento y planteamiento de cara a la Reestructuración implantada y sus efectos generales.

A partir de ese ciclo de reuniones se identificaron o coordinaron nuevas entrevistas con operativos relevantes para el proceso.

De hecho a la fecha de cierre de este trabajo se siguen teniendo reuniones – y se tendrán reuniones con socios – aunque claramente lo enfoques de las preguntas van siendo más específicas y se busca extraer posiciones cada vez más de opinión sobre los planteamientos que ya se tienen claro que formarán parte de la retroalimentación grupal.

La propuesta de diferenciación de encargados (jefes) de área y operativos, partía de la premisa que a los miembros además de proporcionar visiones y planteamientos a partir de su experiencia, se podría además recibir de ellos planteamientos de índole de la operación y del actual modelo de gestión, acorde a las funciones renovadas. Es así que se busca obtener una aproximación sobre:

- Variables internas y externas vinculadas a los procesos.

- Recursos que afectan los procesos: costos, recursos humanos, recursos materiales, espacio físico, sistematización.

- Herramientas informáticas sobre las que son soportados los procesos en la actualidad.

- Hipótesis iniciales sobre aspectos que funcionaron y no funcionaron en los planteamientos de la Reestructuración.

- Otros aspectos que surjan del proceso.

Las entrevistas realizadas han sido un gran aporte al proceso en tanto, por mencionar algunos de los aspectos: reforzaron posiciones que se tenían como equipo de desarrollo de la Reestructuración; aportaron puntos de vista adicionales e hicieron tangible carencias o aspectos por mejorar en diversos temas si se quiere avanzar en el desarrollo de la organización empresarial.

Etapa 5: Actuar

Se elaboró un informe en donde se dio a conocer del nuevo objetivo a conseguir, que es ampliar la gama de divisas, todo esto con la intención de alterar la forma de los trabajadores y darles a conocer la información recopilada para procesarla y que el proceso tenga éxito.

Informe Benchmarking

Declaración de necesidad propósito.

El presente documento forma parte de la reestructuración implantada en la empresa Antara Currency Centro Cambiario S.A de C.V de los departamentos administrativos para mantener informados sobre la implantación de las áreas, se presenta de manera sintetizada los resultados obtenidos por medio del Benchmarking, el desarrollo y aplicación de entrevistas así como revisión de documentos técnicos y normativos que forman parte de la estrategia de acción y avances que se han obtenido a partir de la implantación de la misma.

Este proceso ha permitido identificar nuevos factores críticos de éxito para impulsar un mayor desarrollo de la información así como la atención al consumidor, por medio de aprendizajes y prácticas identificadas, de tal manera poder identificar los factores que no funcionaron y se convirtieron en variables de fracaso.

Los clientes del proyecto

El primer grupo de actividades tiene un vinculo con la revisión de todos los documentos que permiten identificar objetivos y estrategias, lineamientos y políticas aprobadas, vinculados con los recursos materiales financieros que permiten la superación