PROCESAR LA INFORMACION DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

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- DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

- DIGITALIZACION

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, cine, microfilm y otros) que solo puede ser leída e interpretada por computador.

- ASPECTO LEGAL

La Ley 527 de 1999 o la Ley de comercio electrónico y la Ley 594 de 2000 Ley general de archivos, utilización de nuevas tecnologías en el manejo de los documentos, es importante considerar que el párrafo 1 del Artículo 19 de este último establece la obligación de garantizar la autenticidad, integridad y la inalterabilidad de la información allí consignada, aspectos no del todo resueltos por la tecnología.

- VENTAJAS DE LA DIGITALIZACION

- Velocidad y facilidad de consulta.

- Distribución en red.

- Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.

- Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación.

- Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.

- MICROFILMACION

Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

- ASPECTOS LEGALES

Los decretos Ley 5227 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parámetros y procedimientos que se deben tener en cuenta para que un microfilm se constituya como medio valido para transferir documentación.

- TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Es el instrumento de apoyo administrativo en la Gestión Documental, que permite agrupar la documentación en series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia. Series documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

- COMPONENTES DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

- FONDO

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones.

- SECCION

Es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad administrativa o funcional de la Universidad.

- SUBSECCION

Es una subdivisión de la Sección identificada con la producción documental de una subdivisión de la unidad administrativa o funcional.

- CONTENIDO DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

- SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor.

- SUBSERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

- TIPO DOCUMENTAL

Cada uno de los registros que conforman la Serie o Sub-serie.

- MARCO LEGAL

Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental.

Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD.

- PASOS PARA APLICAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

- Asegúrese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de la dependencia. Las TRD es el instrumento necesario para la organización de los archivos de Gestión.

- Proceda a conformar físicamente las respectivas Series y Subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.

- Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta, marque cada una de las carpetas y ordénelas en los archivadores de la oficina.

- Realice al final del año las transferencias al archivo central. Tenga en cuenta las indicaciones que le entregar el Archivo General e Histórico de la Universidad.

- TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental aprobadas. Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos

- REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

- Existencia del comité de archivo en la Universidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Articulo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.

- Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación cuando sea el caso.

- TRANFERENCIAS PRIMARIA, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

- ARCHIVO DE GESTION

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

- ARCHIVO CENTRAL

Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son de objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

- ARCHIVO HISTORICO

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