PROYECTO FINAL. El Hotel Europeo

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De esta manera, se presenta una visión conjunta que proporciona una rápida identificación de estos elementos. La descripción de las funciones permite visualizar los procesos con facilidad, posibilita lograr de una manera más rápida y efectiva el entrenamiento en cada puesto de trabajo y además sirve como referente para la evaluación del desempeño.

Es un instrumento de consulta y referencia que deberá ser del conocimiento de todo el personal, Su apropiación y divulgación, es responsabilidad de cada uno de los dirigentes del Hotel.

Por ser un documento de carácter obligatorio su aplicación y cualquier modificación y actualización deberá contar con la aprobación de la Gerencia.

GERENCIA ADMINISTRATIVA.

Cargo: Gerencia Administrativa

Área: Gerencia.

Reporta a: Gerente General.

Subordinados: Ejecutivo del Departamento de Informática.

Ejecutivo del Departamento de Contabilidad.

Ejecutivo del Departamento de Mantenimiento

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

- Planifica, orienta, coordina, supervisa, evalúa y controla que la ejecución de las funciones y actividades de los Departamentos a su cargo, se realicen conforme la política de atención integral al cliente y a las líneas de acción establecidas por la Gerencia.

- Supervisa que las coordinaciones entre los Departamentos a su cargo posibiliten apropiadas respuestas a la oferta y demanda de hospedaje y de servicios solicitados por los clientes y/o huéspedes del Hotel.

- Orienta a los Departamentos que brindan servicios externos e internos, las líneas de acción emanadas de Gerencia, apoya la formulación de sus respectivos planes de trabajo. Da seguimiento, asesoría y soporte en su ejecución.

- Da seguimiento y supervisa que las actividades que se realizan en la reserva, registro, y pago del alojamiento de los huéspedes, se efectúe con calidad

- Atienda y resuelva situaciones sobre los huéspedes o clientes potenciales que transciendan el ámbito del Departamento de Recepción.

- Reciba del Ejecutivo de Recepción, el excedente de caja (ingresos) y entrega los fondos de reembolso solicitados.

- Supervisa la elaboración, veracidad y oportunidad de las estadísticas establecidas en la Recepción.

- Reciba, revise y analice la información relacionada con el nivel de ocupación y de estadía de los clientes en el Hotel para medir la efectividad del desempeño de las áreas de servicio. Proponga a Gerencia las medidas que estime conveniente.

- Supervisa que se lleve actualizada la base de datos de los clientes de los eventos (File Maker).

- Da seguimiento y supervisa que las actividades que se requieren para atender los eventos se ejecuten con calidad y enmarcadas en las políticas y procesos establecidos para estos fines.

- Da seguimiento y supervisa que las habitaciones del Hotel, se mantengan pulcras, en orden, con todos los suministros. Que los huéspedes disfruten de comodidad y seguridad.

- Da seguimiento y supervisa que todas las instalaciones físicas del Hotel, (aceras, parqueo, lobby, habitaciones, kiosco, piscina, ares aledañas, salones para eventos, restaurante, áreas de trabajos y patios, servicios higiénicos, lavandería, oficinas y cubículos) se mantengan limpias, en orden, en óptimas condiciones de funcionamiento y seguridad.

- Vela porque el Hotel ofrezca un ambiente equilibrado, atrayente, donde sus jardines, plantas en maceteras, muebles, artículos de adornos, etc. se encuentren en buen estado y colocados de manera armónica.

- Supervisa la ejecución del contrato de mantenimiento de jardines y áreas verdes a fin de que se mantengan en óptimas condiciones.

- Vela y apoya para que las compras de los insumos y demás artículos, que se requieren para la ejecución de las actividades de: preparación de alimentos y bebidas, servicio de eventos, limpieza del Hotel y sus habitaciones y el alistado de la ropa; se adquieran de manera oportuna, eficiente, con productos de calidad.

- Evalúa y aprueba la adquisición de utensilios, equipos, herramientas, maquinarias y demás artículos considerados prioritarios por los Ejecutivos, que por montos y características, no tienen autorización de compra.

- Da seguimiento y apoya la ejecución de los mantenimientos preventivos y/o correctivos de: utensilios, equipos, herramientas, maquinarias y demás artículos necesarios en el funcionamiento de las diferentes áreas del Hotel.

- Aprueba y supervisa la planificación y ejecución de los programas de mantenimiento preventivo de las instalaciones físicas e infraestructuras del Hotel. Evalúa su cumplimiento e informa a la Gerencia.

- Consulta y aprueba los contratos o subcontratos de mantenimiento, remodelaciones y reparaciones solicitados por los Ejecutivos, que no estén dentro del plan o la capacidad de ejecución de la Vicegerencia y que considera necesario ejecutar.

- Da seguimiento a la elaboración del estado de las cuentas por pagar, controla las facturas pendientes y calendarizar sus pagos en función de la disponibilidad de fondos y prioridades. Firma, por delegación, los cheques elaborados por Contabilidad.

- Reciba la rendición de cuentas de los Ejecutivos a su cargo, canaliza los documentos a Contabilidad.

- Controla y da seguimiento a las gestiones de cobro. En dependencia del caso, realiza personalmente estas gestiones.

- Lleva actualizado el Sistema de “Bancos” ingresa todos los depósitos y notas de créditos y débitos, al igual que el “Flujo de Efectivo”.

- Autoriza la contratación del personal de los departamentos a su cargo que le fueron propuestos por los Ejecutivos. Al igual con las solicitudes de retiro de personal.

- Autoriza el programa de vacaciones de los Ejecutivos, Secretaria de Gerencia y Conductores, controla su cumplimiento. Informa del Programa a Recursos Humanos.

- Informa a Recursos Humanos de los permisos, ausencias o subsidios de los Ejecutivos del Departamento, Secretaria de Gerencia y Conductores.

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