• Recepción de documentos entregados por Admisión para trámites SOAT. Revisar documentos habilitantes.

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del procedimiento quirúrgico que se realizó el paciente para verificar si consta con la firma y sello del médico anestesiólogo. De no constar con lo indicado se debe dirigir personalmente a la Jefatura de Anestesia para ubicar al médico responsable o en su defecto el Jefe de Servicio deberá firmar y sellar con una nota de justificación.

- Una vez con la firma y sello correspondiente, se procede a sacar copias de estos documentos.

- En el caso de que el paciente ingresó a Terapia Intensiva, se saca copias de las bitácoras. (para sacar copias de estas hojas se requiere de una copiadora especial, y actualmente la única disponible se encuentra en la recepción de documentos de la Dirección de este Hospital).

- Los originales se coloca nuevamente en la historia y mediante guía se realiza la devolución al archivo clínico.

- De no existir las bitácoras o la historia clínica, se realiza un memorando dirigido al Archivo Clínico para que realicen la búsqueda del expediente o de las bitácoras, y sea facilitado al Grupo SOAT, caso contrario deberán poner por escrito que no se encuentra en el Archivo dicho expediente.

- Al recibir esta respuesta se debe imprimir el memorando y llevarlo personalmente al Jefe del Servicio para la respectiva firma.

• Del análisis realizado al expediente clínico en el Sistema MIS para determinar las cirugías, se compara con las hojas obtenidas de la historia clínica física y se realiza una guía con el listado de todos los procedimientos quirúrgicos del paciente.

- Con el listado realizado se debe dirigir personalmente a las bodegas ubicadas en el centro Quirúrgico (bodega de materiales y bodega de pre anestésico).

- Para la bodega de pre anestésico es necesario cambiarse de ropa y utilizar un traje estéril que proporciona el Servicio. En esta bodega se encuentran los expedientes en fundas y cartones y se debe buscar las hojas de acuerdo a las fechas de las cirugías realizadas. Una vez ubicada la hoja de insumos de anestesia se transcribe en una hoja en blanco, la cual es para nuestro uso, y la original se ubica en su respectiva funda.

- Para la bodega de materiales se debe ubicar a la persona responsable de la llave, vía telefónica, y una vez acordada la hora en la que se puede ingresar a esta bodega, se realiza la búsqueda de las hojas de insumos en las fundas respectivas.

- Ubicadas estas hojas, se debe sacar copias y las originales personalmente ubicar en la funda respectiva.

- De no encontrar las hojas de insumos en ninguna bodega, y dependiendo del procedimiento realizado, se solicita esta hoja al Quirófano de Quemados, en donde la persona encargada facilita el original para sacar copias y luego se devuelve para su archivo.

- Si no se puede obtener estas hojas de insumos en ningún lugar, se realiza una guía con el nombre del paciente, el procedimiento quirúrgico y la respectiva fecha, a fin de que el Coordinador del Centro Quirùrgico ponga su firma y sello, además de una nota en la cual indique que no se encuentra el original.

PREPARACION DEL EXPEDIENTE

• Consolidar el FUR, documentos receptados de Admisión, hojas de procedimientos quirúrgicos de la historia clínica física, las hojas de insumos obtenidos de las bodegas de Quirófanos, las hojas de bitácoras y sacar una copia de todos estos documentos.

• Separar original y copia de la historia clínica impresa (retirar papel carbón).

• Grapar todo el expediente original y copia.

• Poner firma del responsable y sello (fiel copia del original) en la copia del expediente.

• Realizar una guía para la entrega a Facturación con los siguientes datos:

- Mes de atención

- Apellidos y nombres

- Historia Clínica

- Derecho

- SOAT/FONSAT

- Trámite

- Urgencia - Observación u Hospitalización

Entrega de documentación a la Lcda. informante técnico para que realice la revisión y se adjunte el detalle de los gastos incurridos por el paciente, incluidos los valores de insumos y medicamentos.

Entrega de guías para la elaboración de las prefacturas para la remitir a AUDIMEDIC.

Se realiza la revisión de los insumos y medicamentos en el sistema AS400 para detallar el código y valor, se imprime la Prefactura por duplicado para remitirla con guía adjuntando el detalle por paciente y aseguradora, a la espera de las objeciones que remite la aseguradora.