TALLER ORGANIZACIÓN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

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En el proceso de gestión documental una vez que se organiza y almacena la información, se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización. Mediante la búsqueda a través de los índices, fecha de creación y la posibilidad de recurrir a los caracteres comodín para realizar búsquedas parciales, se pueden mostrar todos aquellos documentos que cumplen el criterio de búsqueda, independientemente de donde estén almacenados. Los índices de cada documento pueden complementarse durante la importación o creación, o después, realizando una búsqueda de los documentos cuyos índices están vacíos para poder introducirlos. Una vez localizado un documento, será posible navegar por todas sus páginas, imprimirlas, reordenarlas, copiarlas o moverlas a otro documento, mandarlas por e-mail, exportarlas a otro formato o borrarlas.

- ¿Qué son las estructuras organizacionales y como se clasifican?

La estructura organizacional es una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creación traducido y concretado en estrategias.

Su representación gráfica también se conoce como organigrama, que es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios:

- Por su naturaleza.

Microadministrativos Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos Contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

- Por su ámbito.

Generales Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y característica.

Específicos Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización

- Por su contenido.

Integrales Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Funcionales Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelacione.

De puestos, plazas y unidades Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

- Por su presentación.

Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización

Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De bloque Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos.

- ¿Para qué se utilizan las estructuras organizacionales?

Las estructuras organizacionales se utilizan para dividir las actividades, para formar departamentos y posteriormente definir la autoridad con la finalidad de alcanzar los objetivos.

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

- ¿Cuáles son las técnicas para estudiar la distribución del espacio?

PRINCIPIOS Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio requiere de criterios rectores como los siguientes:

Integración total Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y materiales para que funcionen como una unidad total.

Mínima distancia recorrida Distribución de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una actividad, contactar con otras personas o utilizar servicios o equipos.

Circulación Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo.

Flexibilidad Distribución que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

GUÍAS FUNDAMENTALES La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados.

Sobresalen las siguientes:

• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin ellas, con buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

• Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas, pues ello se traduce en fuente de desorden, ruido y distracción que atentan contra el bienestar y la eficiencia. • Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas