ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Enviado por Douglas Anderson • 12 de Junio de 2021 • Tarea • 623 Palabras (3 Páginas) • 965 Visitas
INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ALEXIS MOGOLLON RAMIREZ
SERVICIO DE APRENDIZAJE SENA 2021
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
OBJETIVOS
Tener mayor conocimiento sobre el paso a paso para para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
FINALIDAD
El fortalecimiento continuo del Proceso de Gestión Documental establece un procedimiento que permite el registro, vinculación a un trámite, distribución, disponibilidad, recuperación y acceso a la consulta de los documentos, desde su producción hasta la resolución de los asuntos, promoviendo una cultura eficiente fundamentada en los principios archivísticos y en el marco legal establecido para las entidades del Estado.
Cuadro ilustrativo de la 5 diferentes documentos con su respectiva recepción, radicación, registro, distribución y embalaje
TIPO DE DOCUMENTOS | RECEPCIÓN Y REVISION DE DOCUMENTO | RADICACIÓN | REGISTRO | DISTRIBUCIÓN | EMBALAJE |
Comunicación oficial interna |
| El funcionario elabora el documento en físico o electrónico mediante el aplicativo establecido para la gestión de documentos en la institución, seleccionando el tipo de documento que se quiere crear (documento electrónico o documento digital). Si el documento es digital se debe seleccionar el tipo documental, adjuntando o escaneando la imagen e indexando la información correspondiente a fecha del documento físico, número de folios, anexo, asunto, enviar por dependencia-destino, nombre, destinatario, dirección, ciudad-departamento, remitente, nivel de confidencialidad, comentarios, serie, subserie y prorroga. De otra parte, si el documento es electrónico se procede a indexar la información correspondiente al tipo documental, remitente, destinatarios, copias, asunto, ubicación, clasificación, observaciones, radicado a responder, número de folios, serie, subserie y editar documento. | Una vez se indexa la información y se aprueban los documentos en el aplicativo establecido para la gestión de documentos en la institución, arroja el número consecutivo automáticamente según la unidad e inicia la gestión y trazabilidad. | Si el destinatario labora en la misma unidad del usuario elaborador, el documento digital o electrónico llegará directamente a su bandeja. Por el contrario, si el destinario pertenece a otra unidad distinta a la del usuario elaborador, se seleccionará como destino la ventanilla única de radicación de la respectiva unidad. | Después de dar respuesta el comunicado si es digital se guardara correctamente en el sistema si es físico se guardara en el archivo de gestión en sus respectiva carpeta según su serio o subseries del documento |
QUEJA O RECLAMO A OPERADOR TELEFÓNICO | Se realiza el radicado pertinente dentro del sistema que maneje cada una de las entidades con el fin de responder adecuadamente al peticionario | Se asigna un numero consecutivo y a su ves se direcciona al responsable de contestarla | Se dará respuesta según los términos de ley mediante papel correo electrónico etc. | Se dara respuesta por escrito y se allegara por correo certificado | |
MEMORANDO | . | Se da a conocer por correo a cada destinatario de la entidad | Se enviara por correo con acuse de resivido | Se deja soporte de papel | El físico se guardara en el archivo de gestión en su respectiva carpeta según su serio o subseries del documento. |
SOLICITUDES | . | Se realiza un numero radicado de dicha solicitud y se entregara a la dependencia al que pertenece | Si es digital automáticamente el sistema arroja el responsable y si se entrega físico se le ara firmar la planilla de entrega de los documentos . | La respuesta se dará dentro de los términos de ley . | La repuesta se podrá hacer por correo con su respectivo consecutivo y acuse de recibido y si es física se le ara llegar al peticionario |
CORREO ELECTRÓNICO | La dependencia dará su respectivo radicado a dicho correo y verificara que su información este correctamente en lo escrito | Se registrara en la base de datos para ello . | Se re direccionara la información contenida en este a la dependencia para su pronta respuesta | Será por medio físico o por correo |
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