Caso aplicado: Colbún S.A

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Trabajo N°2

Caso aplicado: Colbún S.A

Francisco Ochoa A.

201451010-1

Profesora: Johana Moya

Ayudante: Guillermo Medina

Para el presente informe, se trabajará con los siguientes puntos, que van direccionados al análisis del Diagnóstico de la situación actual y Gestión del cambio.

Se comenzará analizando el diagnóstico de la situación actual de la empresa.

Diagnóstico de la situación actual

Para llevar a cabo el diagnóstico se necesitan diversas herramientas para determinar en el estado actual que se encuentra la empresa, ya sea en el ámbito, se documentación legal, normativas internas, como se ejecuta el proceso y las diferentes variables críticas que determinan y modelan a la empresa en cuanto a números.

En primer lugar, se definen los participantes de esta mejora, los cuales son principalmente La División de Negocios y Gestión de Energía de Colbún S.A., que gestiona principalmente el movimiento de activos dentro de la empresa, puntualmente se hablará respecto a lo que guarda relación con la compra de energía y adquisición de materias primas necesarias para el desarrollo de la actividad. Además, se señala que la transmisión de energía desde la central hasta los puntos de distribución, también estás bajo el alero de esta división, lo que la hace fundamental para el Negocio del cual se está hablando. Un correcto funcionar de esta división conllevaría beneficios monetarios, como también mejoras dentro de la atención que se entrega, tanto para proveedores como clientes.

Dentro de la División de Negocios y Gestión de Energía, se encuentra Gerencia de Control y Gestión de Riesgo, que trabaja principalmente con el área de control, donde se reciben solicitudes provenientes de la alta dirección, aquí se procesan Facturas y Órdenes de compra, para llevar a cabo la contabilidad general del proceso.

Para conocer el estado de la situación actual se realizaron entrevistas a distintos sectores del proceso de generación de los documentos, para así tener un perfil de lo que se está realizando.

Se delimitan los alcances de los procesos necesarios para la emisión de facturas, para así comprender las tareas de cada sector, como también los objetivos de cada una. En este punto se resalta la división realizada de las entrevistas, ya que, por cada área analizada, como lo fueron la Preparación de la información, Gestión de Solicitudes, Procesamiento de Solicitudes y Emisión de Documentos, cada una contaba con una actividad diferente y diferenciadora que permitía analizar por partes el proceso completo, lo que ayuda principalmente al lector a determinar de manera fácil y ordenada la limitación de cada sector y los apremios de cada uno.

Dentro de la determinación de los problemas internos y por funciones, se extrajeron de manera estructural varios déficits principalmente al retraso en los tiempos de ejecución de cada pedido de emisión de documentos durante el proceso, debido a una sumatoria conjunta de déficits que se exponen a continuación:

• Falta de canales determinados única y exclusivamente para el envío y gestión de solicitudes, ya que por le momentos solo se envían mediante correo electrónico. Debido a lo anterior, la información se encuentra abierta y con alta difusión, además no está centralizada, por lo que las partes interesadas no pueden acceder de manera directa a la información mediante una interfaz que contenga la información a modo de repositorio, sino que deben revisar el archivo enviado por completo, generalmente bajo programa Microsoft Excel.
• No existe una instancia para validar la información formalmente, los datos ingresados al SAP vienen directamente desde las gerencias, por lo que la modificación o detección de errores, recae en la gerencia emisoras. Esta es una variable crítica que muchas veces no se toma en cuenta, ya que la información siempre debe ser revisada, ya que un error pequeño puede desencadenar uno mayor, a lo cual nunca se quiere llegar. Llegar a obtener un control, y una validación de la información dentro del Área de control, puede llevar a cometer menos errores. Los principales errores cometidos en esta etapa provienen desde la preparación de la información, donde se cree que es el lugar donde hay que profundizar en mejoras, para así mantener un sistema íntegro, compenetrado y familiarizado, principalmente entre las cuatro áreas analizadas, dentro del procesamiento de solicitudes de emisión de facturas.

Finalmente, para tomar decisiones respecto a las posibles mejoras a implementar, se recurrió a éstas entrevistas con trabajadores del área y además del trabajo conjunto que se realizó al entra inserto en pleno proceso se determinó que la principal falla era lo mencionado al comienzo, la alta demora en los tiempos de emisión de documentos tributarios y sobrecarga de actividades para los ejecutivos del área de Control.

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En el diagrama de causa – efecto se identificaron 17 categorías donde existe la posibilidad de establecer una mejora, ya sea generalizada e integradora, como también se me ocurre de manera puntual, precisamente con el alto flujo de solicitudes, que dentro de mi parecer es la más importante, desde donde se debe abordar la problemática y además de establecer un medio formal para la tramitación de éstas.

Las limitaciones que se presentan al estar bajo el régimen anterior, con todas esas necesidades imperantes, hace pensar que cada decisión equivocada o mal gestionada es un riesgo directo hacia la empresa, lo cual desencadena en la temática principal de la problemática, la demora en el procesamiento de las solicitudes.

Dentro de los riesgos se destacan: -      Anulaciones de Documentos Tributarios

•  Información descentralizada.
•  retrasos en las fechas de emisión de documentos
•  Falta de respaldo de las solicitudes.
•  Falta de una instancia de seguimiento de las solicitudes
•  Correo electrónico como medio ineficiente para envío   de información

Para llevar a cabo una mejora sustancial del problema que aqueja a Colbún S.A., se deben realizar una auditorias para encontrar las falencias del proceso, la cuales existen a simple vista año tras año, mediante auditorías internas y externas que se han realizado. Dentro de los principales riesgos, se encuentra la no liberación de facturas mediante SAP, ni ningún otro medio utilizado, lo que conlleva directamente a la No conformidad, por carecer del recurso en reiteradas oportunidades.