FORO TEMATICO ADMINISTRACIONDE DOCUMENTOS EN EL ENTORNO LABORAL

FORO TEMATICO ADMINISTRACIONDE DOCUMENTOS EN EL ENTORNO LABORAL

LA NORMA ICONTEC NTC 185- TIPOS DE DOCUMENTOS

Para mí concepto la norma Icontec NTC 185 tiene como propósito brindar instrumentos que proporcionen o faciliten  la gestión documental en las organizaciones; lo que  contiene   diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y exactitud. A modo de  ejemplo esta:

El memorando: Es  un escrito que se utiliza para transmitir información, orientación, entre las dependencias o mejor dicho manejar información interna dentro de la empresa. Se redacta de forma clara, breve y directa, sencilla, cortes y en modo preciso o en primera persona y se trata un solo tema. Su objetivo informar de manera breve un requerimiento, aclarar una situación, tramitar, desarrollar o agilizar un asunto, impugnar o corregir una  situación, dar respuesta a una comunicación recibida, solicitar o remitir información, documentación u otro, convocar a reunión no protocolaria, y hacer llamado de atención entre otros. Sus partes están el encabezado, denominación del documento esta se coloca a una interlinea libre del  margen superior, se escribe la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenido y centrado; código, fecha, destinatario y remitente, asunto, texto y despedida, remitente y firmas responsables.

Informe: El informe consiste en un texto que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. También se puede decir que es un documento que da a conocer  datos puntuales sobre cualquier actividad y o presentar un requerimiento o solicitud urgente y presentar detalles sobre un aspecto determinado. Existen diferentes clases  de informe estos pueden ser un resumen ejecutivo; este contiene de una a tres páginas; informe  corto consta de una a 10 paginas e informe extenso de 11 páginas en adelante. Las partes son encabezado, razón social, dependencia, código, titulo, lugar de origen fecha de elaboración, autoría del resumen ejecutivo, objetivo, temas o numerales, conclusiones, nombre, cargos y firmas, rubrica (que es el resumen y o por seguridad el autor o autores); líneas especiales y otros elementos esenciales para documentación organizacional, anexo, copia, transcriptor.

Circular: Es un documento escrito de interés común con un mismo contenido dirigido a un grupo específico tanto interna como externamente. Las características son: tratan un solo tema, se redacta de forma clara y específica, su estilo gramatical natural, sencillo, utilizan formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización. Las partes son encabezadas, código, lugar de origen y fecha de elaboración, para, asunto, saludo, texto, despedida, remitente y firma de responsables.

TÉCNICA_GTC_COLOMBIANA_185