Formato de mejora manejo de procesos

Instructivo para la mejora

2021.01.11

Entendemos la mejora en relación con resultados cuantitativos, por lo tanto, este instructivo se usa para mejorar resultados que ya han sido evidenciados como producto de pruebas, medidas, encuestas y demás instrumentos que arrojan datos numéricos.

Este instructivo está asociado al “Formato de mejora”

1. Resultado asociado: Nombre del resultado sobre el cual va a pretender la mejora, por ejemplo: Satisfacción de estudiantes con tal cosa, SABER 11, Diplomas obtenidos, Resultado de la evaluación de desempeño, etc.
2. Resultado obtenido:  Contiene el número o la cuantificación del resultado asociado, ejemplo: 3.4 sobre 5, 35%, 45.6, etc.
3. Análisis del resultado: Contiene elementos de referencia que ayudan a entender el resultado, se pueden considerar aspectos como:

1. Resultados anteriores: No es lo mismo decir que se está en 4 sobre 5 en una primera aplicación de una encuesta, o estar en 4, cuando los dos resultados anteriores fueron inferiores a 4 o superiores a 4.
2. Segmentos: Contrastar el resultado obtenido con los diferentes segmentos (cuando se disponga de ellos).
3. Comparaciones: Tener 4 sobre 5 tiene un sentido si los otros colegios de referencia están por encima o por debajo de 4.
4. Meta: No es lo mismo obtener un resultado de 4 sobre 5 si la meta era 3.5 o 4.5.
5. Por lo tanto, hacer un análisis de estas variables, cuando se dispone de ellas, puede ayudar a entender el resultado de una mejor manera.  Evite describir opiniones que no están fundamentadas en datos.  Puede ser útil, para entender un resultado de percepción o satisfacción, interactuar a través de un grupo focal con representantes de la población que participó en el encuesta.  Si el resultado es un indicador de rendimiento, puede ser útil interactuar con los implicados en el proceso para entender las razones de dicho resultado.

1. Resultado esperado: Define la meta para ese resultado en la próxima medición.  Puesto que, para los resultados estratégicos las metas se definen a largo plazo, es útil determinar las metas intermedias.  Para resultados de percepción o indicadores de rendimiento, es útil plantear la meta para la siguiente medición.  Ejemplos a) 4.3 (Para un resultado anterior de 4), b) Mantener en 4, un resultado anterior de 4, con tendencia negativa, es decir, que en las mediciones anteriores se venía de número superiores a 4.

Es importante tener en cuenta la fecha en que se espera lograr el resultado esperado y se recomienda escribirla junto con el resultado esperado.

Una forma de constatar que los resultados esperados son pertinentes, es aplicar los “Criterios Smart”^[1].  A continuación los presentamos, con base en el autor y con diferentes modificaciones realizadas en el tiempo.

Specif (Específicos), Measurables (Medidbles), Assignable (Asignable) / Alcanzable, Realistic (Realista) / Retador / Relevante, Time Related (Enmarcados en un periodo de tiempo:  Intencionalmente hemos usado términos adicionales a los definidos por George T. Doran, pues pueden ayudar a una mejor comprensión y aplicación de estos criterios.

1. Razones que lo sustentan: Explique el método considerado para la definición de la meta, puede ser un pronóstico estadístico, un dato consensuado con los implicados en la gestión, o un dato consensuado con los grupos de interés afectados por el resultado.
2. Análisis de causa - efecto: El análisis de causa - efecto es muy útil para orientar la determinación de enfoques efectivos.  Hay diferentes instrumentos de análisis de causa efecto como:

1. Lluvia de ideas (es el menos efectivo)
2. Pareto (muy útil cuando hay mediciones asociadas a las causas)
3. Diagrama de Ishikawa (O espina de pescado)
4. Árbol de problemas.
5. En resultados asociados a percepción, los grupos focales pueden ser muy útiles para encontrar las causas de la puntuación dada.

Documente con claridad el método de análisis de causa efecto que ha aplicado.

1. Benchmarking: Son las buenas prácticas, que pueden ser internas (dentro de Tilatá) o externas.  Usualmente si hay buenas prácticas que se pueden replicar para lograr el resultado esperado, puede estar de más realizar el análisis de causa - efecto (punto 6).  Se debe tener en cuenta que no siempre las buenas prácticas se puede replicar de manera exitosa.  Si ha identificado una buena práctica para lograr el resultado, documente las razones que le llevan a pensar que su implementación en Tilatá será exitosa.
2. Enfoques: Son identificados a través del análisis de causa efecto y determinan la hipótesis del problema: Si se desarrolla efectivamente el enfoque, hay claras evidencias de que el resultado esperado se obtendrá.  Cada enfoque está compuesto por diferentes actividades, es importante no confundir enfoque con actividades.  El formulario tiene espacio para tres enfoques, si bien se puede incluir un cuarto enfoque, se corre el riesgo de desenfocarse al tener tantos enfoques.

Escriba el título de cada enfoque y describa las razones por las cuales fue identificado y por qué se espera que contribuya al logro del resultado esperado.