Plan de mejoras del proceso

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El análisis de las fortalezas también debe hacerse a consciencia basado en los resultados de la sostenibilidad del proyecto. En cualquier momento y bajo diferentes circunstancias una fortaleza puede convertirse en una debilidad y comenzar a afectar negativamente el proyecto.

- Proponer las acciones de mejora

Basados en el informe de autoevaluación, el cual pudo ser elaborado a través de encuestas, entrevistas, talleres, grupos focales, entre otros. Se procederá a la identificación de acciones de mejora socializando dicho informe con el equipo de proyectos.

Se pretende que el grupo haga sus aportes teniendo en cuenta el conocimiento, las debilidades, las causas y las fortalezas del proyecto. Esta información nos conducirá a deducir aquellas fortalezas que no logran ser vinculadas a ninguna debilidad.

Las propuestas de las acciones de mejora deben ser completas; es decir, cada acción se debe desarrollar mediante la ejecución de las tareas que la componen, una acción sin tareas es una acción incompleta. Por eso es necesario tener presente la duración o tiempo de ejecución de las tareas y los recursos que se requieren.

Se puede trabajar con un de árbol de problemas identificando primero la debilidad, luego la causa, posteriormente la acción y realizar el cierre con las respectivas tareas.

- Jerarquizar las acciones de mejora

Elaboramos un listado de acciones, obteniendo la información del análisis de cada área común y se establece un orden para la realización de aquellas acciones asociadas a las debilidades más urgentes.

Para comenzar a jerarquizar se tendrán en cuenta tres criterios:

- Grado de dificultad de la implementación de la acción (alto, medio, bajo, o ninguno).

- Plazo requerido para su implementación (largo, mediano, corto, inmediato).

- El impacto logrado con la acción (ninguno, bajo, mediano, alto)

La sumatoria de estos tres criterios valorados de 0 a 100 define el orden de cómo se organizaran las acciones para ejecución.

Acciones de mejora

Dificultad

0: Alta

100: Ninguna

Plazo

0: Largo

100: Inmediato

Impacto

0: Ninguno

100: Alto

Puntaje

(Suma de criterios)

Las acciones ordenadas según su puntaje constituyen el Plan de Mejoras, el cual se debe concretar en un Plan de Acción.

- Diseño del Plan de Acción

El plan de acción incluye el plan de mejoras que permiten realizar un seguimiento detallado para garantizar la eficacia y la eficiencia. La jerarquización de las acciones implica especificar tareas y asignar responsables, lo que nos obliga a realizar gestiones asegurar el logro de los objetivos propuestos y por consiguiente la mejora de la calidad en nuestro proyecto de “INCLUSIÓN DE LOS HABITANTES DE CALLE PARA TENER UNA BOGOTÁ SOCIAL, AMBIENTAL Y HUMANA. ¡RESOCIALIZAR PARA GANAR!”

Para estructurar nuestro plan de acción tenemos que:

- Identificar las tareas necesarias y su posible continuidad para cumplir las acciones planteadas.

- Determinar quién es el responsable de la puesta en marcha y de la ejecución de las tareas a desarrollar

- Identificar los recursos humanos y materiales necesarios para ejecutar estas tareas.

- Definir fecha de inicio y culminación de cada acción.

- Identificar los indicadores de seguimiento.

Dado que estas acciones requieren recursos para ponerlas en marcha, es necesario estimar sus costos, calcular los recursos y establecer los responsables que realizarán el control y seguimiento durante la ejecución.

- Realizar seguimiento y evaluación del plan de acción

Es muy importante asignar un responsable para que se encargue del seguimiento, control y evaluación. Este tendrá la enorme tarea de realizar el monitoreo de las acciones de mejora y velar por el cumplimiento de las tareas que se deben ejecutar.

La autorregulación del proyecto se debe ver reflejado en el resultado de los avances y logros en el cumplimiento de cada tarea, los cuales deben ser revisados periódicamente y reportados en el balance, en el informe de gestión o en su defecto en las lecciones aprendidas. Pero es imprescindible que queden documentadas.

Específicamente para los planes de acción se trabajará en tres tipos de acciones que garanticen la calidad en el proyecto, las cuales son:

- Las que se pueden iniciar directamente a un corto plazo y que no incurren en costos adicionales, ni modificaciones normativas.

- Las que necesitan algún cambio normativo, que pueden requerir un mediano plazo y la elaboración de tareas puntuales y definidas.

- Aquellas que requieren la elaboración de un plan detallado con asignación de un presupuesto adicional que justifique un estudio de factibilidad.

Estas acciones se toman con el fin de definir indicadores de cumplimiento que ayuden a efectuar un monitoreo permanente sobre el avance del plan de mejora.

Durante la práctica del proceso y la etapa de autoevaluación es vital que el equipo de proyectos presente informes periódicos sobre el avance en la ejecución del plan de mejora, de esta forma se garantiza una revisión permanente en el cumplimiento de las diversas tareas y se evita que sólo se retome el plan de acción de forma intermitente o exclusivamente para conseguir recursos.