Taller de herramientas para la calidad

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DESARROLLO

Lea atentamente el enunciado y analice la información de acuerdo con los contenidos revisados en la semana y conteste las preguntas que se presentan a continuación:

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Luego de revisar lo presentado anteriormente, responda:

Actualmente me desempeño en el rubro de minería, desarrollando actividades asociadas al área de medio ambiente. Dentro de mis funciones, me ha tocado desempeñarme en la confección de matrices de requisitos legales, compromisos RCA, confección de programas de monitoreos, organización de campañas de terreno para estudios geoquímicos, de laboratorio, toma de muestras, así también en apoyo al ingreso de personal nuevo en sus carpetas de arranque y sus procesos de acreditación. Dentro de estás funciones lo más repetitivo es la poca organización a la que se ven enfrentadas las empresas nuevas cuando inician sus procesos de presentación de carpeta de arranques, consultas y procesos de acreditación. En esto, se ha visto una falta de capacitación hacia las personas que encomiendan ejecutar está labora, así como también, información errónea, desconocimiento del sistema, entrega de documentos desactualizados, etc.-

1. ¿Qué información necesita para encontrar la solución requerida?, Escoja a lo menos 1 de las herramientas estudiadas durante la semana para obtener información.

Para conocer a cabalidad el procedimiento de apoyo para la acreditación y carpetas de arranque del personal, antes de iniciar sus servicios, es necesario contar con un levantamiento de la información general que se requiere en este proceso; ejemplo; cantidad de carpetas a separar, etapas del proceso, procedimientos aplicables, contacto de personas, sistemas y plataformas de uso, documentación requerida, capacitaciones requeridas al personal nuevo, etc.

Es por este motivo que mi elección se basa en la herramienta de Check list o bien llamada, listas de verificación, ya que está herramienta me permite hacer un levantamiento general y detallado dentro de u proceso y poder corroborar si este cumple o no cumple o en su defecto si aplica o no aplica.

1. En base a la herramienta utilizada ¿Por qué realizó aquella elección?

Tal y como lo menciono en la respuesta anterior, dentro del proceso de acreditación del personal para un nuevo servicio, se visualiza el desconocimiento de una gran cantidad de información que los trabajadores nuevos deben presentar para el ingreso a trabajar en terreno.

Es por esta razón que el uso de listas de verificación o check list nos permite poder separar en etapas, los proceso e ir realizando un levantamiento de los componentes de dichos procesos, cuyo check de validación debe poseer los respectivos respaldos que se implementarán.  De este modo podremos contar con el uso de procedimientos, planillas, formularios que nos permitan corroborar lo que es requerido dentro del proceso de una forma reducida en tiempo y efectiva.

1. Utilice y aplique a lo menos cuatro de las herramientas disponibles en la semana para identificar problema, implementar solución y verificar su implementación y eficacia.

En base a el caso presentado a continuación la elección de las herramientas a continuación descritas, han sido elegidas ya que cada una de ellas es un complemento de la otra y que ayuda a que el problema sea resuelto de manera efectiva, por lo tanto;

Problema: Desorganización y falta de conocimiento en el proceso de ingreso de carpetas de arranque y acreditación personal nuevo.

Herramientas a implementar, soluciones e implementación:

1. Carta Gantt; está herramienta nos permite, poder identificar los tiempos en que tardaría un proceso de acreditación desde el ingreso de la documentación de los trabajadores y durante todo el proceso, hasta la obtención de sus pases de ingreso. En definitiva, es una herramienta con la cual podemos planificar nuestras actividades en base a un tiempo definido.
2. Matriz de contribución de funciones/procesos: Nos permitiría identificar claramente las funciones de cada individuo dentro del proceso y su interacción. Esto ya que, dentro de este proceso, una de las cosas que se ha podido visualizar es el desconocimiento de las funciones de algunas áreas y personas que interactúan dentro de este proceso, lo cual muchas veces provoca perdida tiempo, frustración, desmotivación.

Dicha herramienta, nos permite que cada una de las funciones dentro de una organización logre alinearse a cada proceso, delimitando claramente las funciones de cada uno.