Archivos Actividad Final: Entrevista Unidad de Archivo Uniagustiana

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Falla en las unidades de conservación. Algunas de las unidades de almacenamiento y de conservación son inadecuadas para la correcta preservación de los documentos, pues no cumplen con los estándares establecidos en NTC 5397 de 2005.

Infraestructura tecnológica. No se está haciendo uso de todos los módulos que componen el sistema de gestión documental ""Admiarchi"". Dependencia constante hacía el proveedor para la ejecución de actividades en el sistema."

Procesos de análisis Externo

Oportunidades

Son aquellos factores externos a la organización que esta puede aprovechar para obtener ventajas competitivas.

Gestión del conocimiento. Capacitaciones y retroalimentación con procesos de otras entidades. Pertenecer a organizaciones o redes en el ámbito archivístico.

Cambios en el entorno. Actualización y aplicabilidad de normatividad emitida por el Archivo General de la Nación que puede mejorar los procesos internos.

Aspectos Archivísticos. Normatividad expedida por el Archivo General de la Nación, que ayuda a orientar y aplicar los lineamientos necesarios para la elaboración de dichos instrumentos para la mejora de los procesos.

Fortalecimiento del área. Creación de nuevos cargos. Creación de nuevos servicios.

Amenazas

Son aquellas situaciones que presenta el entorno a la organización, que no puede controlar pero le pueden afectar desfavorablemente y en forma relevante.

Auditorías externas. No conformidades reiterativas, en las visitas de seguimiento al proceso de gestión documental.

Normatividad Archivística. No aplicación de la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación.

Inspecciones realizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Visitas de verificación por parte de la SIC, para el cumplimiento del acuerdo 1581 del 2012.

Infraestructura tecnológica. Pérdida de la información debido a la manipulación del Sistema de Gestión Documental por parte del proveedor.

Soporte tecnológico. Interrupción del Sistema de Gestión Documental debido a problemas del proveedor para los cambios de versión.

Requisitos solicitud de un documento

Proceso módulo configuración-- Procesos

Cargos módulo configuración—Cargos

Documentos módulo Gestión Documental—crear documental y crear formatos.

Conclusión

Se encentra en una organización dentro de la ley ISO 9001, que lo hace un archivo interesante por cada función a realizar bajo su manual creado por el coordinador y directora del archivo.

Bibliografía

Cesar Ramos (Coordinador).

Nelcy Yasmin Martinez Duarte

Universitaria Agustiniana