Glosario de bienes a etiquetar

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Se debe solicitar una reclasificación a CAF – Quito, para lo cual se debe adjuntar:

- Cuenta con la que se compró

- Solicitar al usuario la cuenta correcta

- Remitir a Quito los datos vía e-mail

Facilidad

Para identificar una facilidad a etiquetar en la orden de compra debe venir con APF 4 y es preciso solicitar al usuario una explicación de que permita aplicar los preceptos de bien principal, componente, vida útil y uso.

Transferencia

Para una transferencia de bienes es importante enfatizar al usuario la importancia de su generación y que es el quien debe realizar el documento, abalizando el mismo con las firmas de responsabilidad.

Es necesario que el funcionario CAF asigne un número secuencial de trámite mediante un correo electrónico con copia a su Backup evidenciando la gestión; y de seguimiento a la misma. (Proceso sugerido)

Transferencia interna

Como transferencia interna, se entiende al movimiento de bien o bies dentro del mismo bloque, indistintamente si estas fueran.

- Entre departamentos

- Mismo departamento

- Diferentes usuarios

- Mismos usuarios

Transferencia entre bloques

Como transferencia entre bloques, se entiende al movimiento de bien o bienes entre diferentes bloques, indistintamente si estas fueran.

- Mismo departamento

- Mismos usuarios

Para la transferencia entre bloques es requisito indispensable la firma del Gerente de Campo de donde va a salir el bien.

Casos Particulares en Transferencias

- Los equipos de TI asignados a los usuarios en campo se informará vía correo a CAF en cada campo para su actualización en Oracle R12 y una sola transferencia semanal resumen. (Proceso sugerido)

- Cuando un activo se mueve debido a un mantenimiento, este debe ser informado vía correo a CAF para la actualización en R12. En caso de por cualquier concepto el mantenimiento a darse al bien se extendiese por más de 7 días, se deberá realizar dicha documentación (Operaciones envía a Mantenimiento) con todos sus respaldos. (Proceso sugerido)

- Cuando existen préstamos de equipos (un equipo se va a otra locación por periodo menor a una 7 días) no es requerida una transferencia; pero si se debe notificar a CAF mediante correo electrónico. En caso de por cualquier concepto el préstamo se extendiese por más de 7 días, se deberá realizar dicha documentación con todos sus respaldos. (Proceso sugerido)

Descarga de bienes

Para descargar los bienes, posterior al mail recibido por RRHH (en caso de que RRHH haya emitido dicho mail), el funcionario de CAF, deberá remitir un mail al usuario solicitando inicie el proceso de descarga de bienes.

En caso que RRHH no haya emitido el correo, semanalmente el funcionario de CAF debe solicitar a RRHH de cada Campo el listado de las personas que serán movilizadas, a fin de hacer seguimiento del proceso de descarga.

El funcionario de PAM, que vaya a descargar los bienes deberá cumplir el siguiente procedimiento:

- Preparar listado de bienes utilizados

- Emitir acta por triplicado de los de bienes

- 1 para CAF

- 1 para cada unidad administrativa correspondiente

- 1 para el usuario)

- Entregar las actas a Unidades administrativas correspondientes para que ellas revisen, cotejen y firmen (esta actividad la debe realizar cada unidad administrativa, debido a que como departamento están a cargo de los bienes que les correspondan)

- Firmadas las actas, remitir las copias a CAF para su constatación documental, firma y registro.

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GLOSARIO DE ÍTEMS IDENTIFICABLES

Antena

- No etiquetable – TI debe entregar los diagramas y ubicaciones de las instaladas en cada torre de comunicación

Bomba (Reinyección)

- Skid - Etiquetable

- Motor - Etiquetable (Si >= a 5-0HP)

- Tablero – No Etiquetable

Central de Alarma contra incendios (Unidad Funcional

- Armario – Etiquetable

- Tanques de Agua – Etiquetables

- Tanques de Químico - Etiquetable

- Hidrantes – No etiquetable

Compresor

- Tanque – Etiquetable

- Cabezal – No Etiquetable

Desktop (Unidad Funcional)

- CPU – Etiquetable

- MONITOR- Etiquetable si es mayor a 19”

- TECLADO – No etiquetable

- MOUSE – No etiquetable

Espejos

- Etiquetable desde 1 metro cuadrado

Generador - En Skid (Unidad Funcional)

- Generador –Etiquetable

- Motor – No Etiquetable

- Tablero – No Etiquetable

- Instrumentación Menor – No Etiquetable

Generador – En Trailer (Unidad Funcional

- Generador – Etiquetable

- Plataforma