LOS CINCO SECRETOS DE LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

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Los proyectos más pequeños y de menor duración requieren un calendario de proyectos mucho más simple y más pequeño que proyectos más largos y más complejos. Si bien esto es muy obvio para cualquiera que haya creado incluso unos pocos cronogramas de proyectos, no proporciona suficiente información para decirnos nada acerca de lo que un programa de proyecto simple o complejo debe contener ni qué nivel de detalle es el más apropiado. El resto de este documento proporciona la información adicional necesaria para ayudarle a comprender los diversos factores o "secretos" que contribuyen a un buen proyecto cómo aplicar estos secretos a sus horarios y cómo construir una organización que establezca, promueva y apoye buenas prácticas de programación a largo plazo.

SECRETO # 1:

Crear Planes De Proyecto Basados En Los Resultados

Como planificadores de proyectos y gestores de proyectos, estamos muy conscientes de que los entregables son productos tangibles producidos por un proyecto. Todos los proyectos tienen entregables-por ejemplo, documentación, hardware físico instalado y operativo, aplicaciones correctamente configuradas y accesibles por los usuarios, etc. Durante la ejecución del proyecto, el equipo del proyecto realiza muchas actividades para producir las entregas del proyecto. Las actividades consisten en una o más tareas, como la recopilación de requisitos del sistema, la instalación de hardware, la instalación y configuración de software, la comprobación del acceso y la funcionalidad del sistema, etc.

Los horarios de los proyectos pueden dividirse en dos tipos, basados en las actividades y los entregables. En mi experiencia, la mayoría de los horarios de los proyectos están basados en actividades, lo que significa que se desarrollan a partir de la mentalidad de "qué actividades y tareas deben completarse durante el curso de este proyecto". Si bien es importante considerar cuidadosamente esta cuestión, No debe ser la fuerza impulsora detrás de la estructura y organización de un calendario. En su lugar, se debe construir y organizar un buen calendario de proyectos en torno a los productos que el proyecto pretende producir.

Hay dos pasos para crear un calendario de proyecto basado en los deliberadles:

- Identificar todas las entregas y sus "propietarios"

- Construir una estructura de desglose de trabajo basada en los resultados (WBS)

Identificar Entregables Y "Proveedores"

La mayoría de nosotros comprendemos la importancia de identificar y documentar todas las entregas que serán producidas por nuestros proyectos antes de comenzar el trabajo en el proyecto. No es diferente cuando se crea un programa de proyecto. Antes de que se pueda redactar un calendario, el alcance y las entregas necesarias para completar ese alcance deben estar claramente identificados y documentados. Así que el primer paso para crear un buen calendario de proyecto es sentarse y documentar todos los entregables que se producirán en el proyecto. Esto debe ser hecho por el gerente del proyecto ya que él o ella tienen la responsabilidad final de producir los entregables.

Un paso que a veces se pasa por alto al crear la lista de entregables es identificar un propietario principal para cada entregable en el momento en que se identifican los productos. Si el proyecto aún no cuenta con personal completo, puede utilizarse una posición o título, como "Jefe de equipo de infraestructura", en lugar del nombre de un individuo. Hacer esto temprano en el ciclo de vida del proyecto puede evitar desacuerdos sobre quién es responsable de crear o administrar la creación de un producto concreto.

Hay muchas maneras de identificar las entregas y sus propietarios. Mi preferencia es que el programador del proyecto facilite una sesión con el gerente del proyecto, los líderes del equipo apropiado y las partes interesadas clave para definir y documentar los entregables que se van a producir, los insumos necesarios para cada entregable y la forma que cada producto entregará. Incluir a las partes interesadas claves en este proceso ayuda a ganar el buy-in para lo que será producido por la persona u organización que va a recibir el producto.

Durante esta sesión, el papel del programador del proyecto es facilitar una discusión en la que los productos concretos, sus entradas y salidas sean documentados y mapeados identificando claramente aquellos productos (es decir, entregables) que son aportaciones a otros entregables. El proceso se completa cuando todo el mundo está de acuerdo en que todos los entregables están documentados y los datos de entrada y salida de cada uno de los entregables son aceptables.

Un método para capturar esta información es crear un diagrama de red. Esto se puede hacer colgando un pedazo grande de papel en una pared y tener los cables escribir cada uno de sus entregables en notas separadas "pegajosas" y colgar las notas en el papel. El equipo debe entonces mover las notas alrededor y dibujar líneas / flechas para significar las dependencias entre las entregas.

La siguiente figura muestra una forma en que se puede captar y documentar la información de entrega y dependencia.

Como se puede ver en la figura anterior, cada entregable se lista con un solo propietario principal. Es importante señalar que aunque muchos equipos o individuos pueden estar involucrados en la terminación de la entrega, es fundamental que se asignen una sola parte responsable que conduzca y rastree los insumos requeridos, el estado del trabajo, Que la entregable adopte el formato acordado y se complete dentro del calendario y presupuesto previstos.

Para proyectos más pequeños, el director del proyecto puede desempeñar este papel para todos los productos; Sin embargo, en proyectos más grandes el proyecto el gerente debe delegar esta función para asegurar que haya un único punto focal para cada producto a producir.

Construir Una Wbs Basada En Los Productos

Ahora que tiene una lista de entregables y propietarios y sabe cómo estos productos interrelacionados, es hora de definir cómo se representarán en el calendario del proyecto.

La estructura de un programa de proyecto es análoga a un esquema para un libro o papel. Así como un esquema documenta los principales temas y su estructura organizativa, la EDT de un proyecto debe definir las principales áreas de enfoque y sus entregables