Primera entrega trabajo grupal ANÁLISIS DE CASOS OFICINA JURIDICA

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Por otro lado, hoy en día la tecnología hace parte de nuestro entorno laboral y personal, ya que la comunicación e interacción es más rápida y podemos solucionar o trabajar desde la distancia, como en el caso del estudio; nuestras herramientas es el internet, correos, whatsapp, llamadas telefónicas etc… los celulares y redes sociales a veces nos quita tiempo, pues es una instrumento de distracción en donde muchas veces por causa de cansancio o el querer ver otra cosa en momentos difíciles malgastamos tiempo y no las aprovechamos haciendo cosas importantes; por ejemplo, en mi caso estoy haciendo un informe o montando información en redes sociales y de un momento a otro me escriben y muy fácilmente dejo de hacer las cosas y duro pegada al celular máximo 20 minutos entre revisando: Facebook, whatsapp o Instagram.

1.2 Como solución a estos problemas podemos decir:

- Realizar un diagrama de causa-efecto Ishikawa el cual nos servirá para establecer las causas de los problemas que se están presentando.

- Definir unos mecanismos de solución donde se evalué el porcentaje de efectividad de cada una de estas soluciones.

- Planificar y generar programas claros donde se establezca que temas se van tratar en la reunión, los departamentos que deben asistir y el número de participantes que van a integrar la reunión.

- Establecer un acta de reunión la cual servirá para dejar soportado los temas tratados en la reunión evitando generar reprocesos de la información.

- Si cada uno de los integrantes define una agenda para el día, la cual establezca las reuniones y cada uno de los compromisos organizaciones y personales evitara el estrés y el nerviosismo por no cumplir con sus actividades ya que esto implicaría afectaciones para la salud del empleado y para la organización no contar con un colaborador durante un periodo de incapacidad.

- Por más difícil y dificultades que haya en el trabajo, no debemos bajar nuestra moral y mucho menos sentirnos desmotivados, ya que esto nos puede llevar a la depresión; al contrario, debemos ver nuevas oportunidades y hacer caso omiso al mal ambiente y a las personas que con su actitud nos puedan contaminar de mala energía.

- Lo celulares o redes sociales se pueden utilizar en caso de urgencia ya sea que no tengas internet para trabajar y por ende debes gastar tus datos o realizar una llamada pendiente. De lo contrario el estar pegado a un celular solo trae dos cosas: la primera esclavitud al celular sin tener algún resultado positivo y segundo descuidar el trabajo o no presta atención a lo que te indican.

- Aplicar un ciclo Deming (Deming., s.f.) en la organización generaría una mejor planeación estratégica en cada uno de los diferentes procesos, lo cual generaría que la oficina jurídica no solo mejore la situación de reuniones, si no las demás situaciones que se presentan. Establecimiento de indicadores los cuales se deben verificar y realizar los diferentes análisis actuando y generando la mejora continua de los procesos de la oficina jurídica.

Síntomas:

- Se evidencia que la empresa es desorganizada.

- Los líderes están desubicados y les falta compromiso.

- El equipo de trabajo es pasivo.

- La empresa desperdicia el tiempo.

- La empresa es improductiva e ineficiente.

- Equipo de trabajo incumple acuerdos.

- El personal de la empresa está desmotivado, por sus extensos horarios laborales.

- Los líderes no gestionan el orden de la empresa a la hora de realizar las tareas.

Causas:

- La empresa no tiene capacitación suficiente, no tiene un auxiliar o secretaria que agenda los lideres quienes son las cabezas visibles y quienes no están dando ejemplo.

- La empresa no tiene una cultura organizacional que enfoque al recurso humano a valorar el tiempo y les falta visión para lograr sus metas sin tener que trabajar en horas extras.

- A los funcionarios les falta sentido de pertenencia para aprovechar cada reunión, pues no son objetivos con los temas a tratar y se dispersan sin llegar a una conclusión.

- Los líderes no están delegando funciones a todo su equipo de trabajo, algunos cumplen sus tareas plasmadas en las reuniones otros no, les falta hacer seguimiento.

- La empresa no cuenta con ningún tipo de herramienta para facilitar las reuniones, es decir no hace uso de la tecnología para compartir información y comunicarse todos ágil y fácilmente. Es decir la empresa no utiliza videoconferencias, teleconferencias, agendamiento vía correo electrónico.

- Los líderes no se toman el tiempo de asistir a las reuniones y tampoco de delegar las tareas al personal de una forma organizada.

- Sus interminables horarios laborales, hacen que el personal se desmotive y no realicen el trabajo de una forma adecuada.

- El tiempo se desperdicia en reuniones que no son productivas, porque son muy largas y no se ven avances, siempre los temas quedan pendientes.

- El orden del día y los temas a tratar en las reuniones, son enviados tarde o sobre el tiempo y no se tratan los temas previstos para el día de la reunión.

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Diagrama de Ishikawa caso oficina jurídica

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Figura 1. Diagrama de Ishikawa Caso oficina Jurídica

1.4 Conclusiones

La empresa debe plantear un organigrama basado en las funciones de cada colaborador, en donde los directivos enfoquen sus esfuerzos en el cumplimiento de metas.

La empresa debe identificar y darle sentido a las reuniones con los temas neurálgicos. Informar individualmente a cada uno de los asistentes al día la hora y los temas a tratar.

Lo ideal para un grupo tan grande es dividir las reuniones en 2 equipos a cargo de los Líderes de la Oficina, con el fin de ser más productivos en la reunión, participar más y llegar a conclusiones dejando acta por reunión y a su vez empalmar las prácticas efectivas y soluciones que cada equipo planteará con el fin de unificar la estrategia.

La empresa debe medir la efectividad de cada reunión, si está comunicando y si se están tomando

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