AUDITORIA AL PROCESO ADMINISTRATIVO.

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Elementos de la planeación:

- Propósitos: La Planeación se inicia a partir de los propósitos, sirven como herramientas para desarrollar un plan estratégico.

- Investigación: La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.

- Premisas: Las premisas son suposiciones de lo que puede afectar un plan reduciendo la incertidumbre del futuro, y pueden ser de carácter político, legal económico, social, técnicas entre otras.

- Objetivos: Un objetivo es la expresión de lo que se quiere conseguir a través de una serie de acciones encaminadas a su consecución.

- Estrategias: Se definen como las acciones que se toman para lograr el éxito en el mundo de los negocios para hacer frente factores externos en cambio constante.

- Políticas: Son guías que ayudan a los administradores para orientar la acción en la toma de decisiones.

- Programas: Son planes que fijan el tiempo y la secuencia que se requiere para el logro de los objetivos. Tienen una estructura que puede ser general o específica y su elaboración debe apegarse a un orden cronológico para el desarrollo de las actividades asignándoles un tiempo de duración y los recursos que se van a utilizar. Puede estar representada por una gráfica, la más utilizada es la Gráfica de Gantt.

- Presupuesto: Es un documento formal indispensable para la planeación de las operaciones financieras de cada una de las áreas.

- Procedimientos: Detallan la secuencia cronológica más eficiente en la que se deben desarrollar las actividades rutinarias y específicas, cuándo van a realizarse y por quién.

- Planes: Son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro y las especificaciones necesarias para realizarlos. Sin planes los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y recursos y se tiene muy pocas probabilidades de lograr sus metas de la organización.

- Técnicas: La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones adecuadas de acuerdo a la situación de la organización y del medio externo.

Las técnicas más usadas son: a) Diagrama de Gantt.

b) Diagrama de Flujo.

c) CPM (Método de Ruta Crítica).

Organización

La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos y sistemas tendientes a la simplificación y optimización del trabajo. El propósito de la organización es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar funciones y recursos; en otras palabras, lograr que todo resulte sencillo y fácil para quienes laboran en la empresa, de tal forma que se mejore la atención y satisfacción de los clientes.

Elementos de la organización:

- Especialización: Consiste en dividir el trabajo y asignar a cada empleado una función.

- Del objetivo: La creación de un puesto sólo se justifica si nos conduce al logro de los objetivos de la empresa.

- Equilibrio autoridad- responsabilidad: La asignación de responsabilidad siempre va acompaña de la autoridad necesaria para cumplir los objetivos.

- Unidad de mando: Un empleado debe recibir órdenes de un sólo jefe. Amplitud o tramo de control. Consiste en definir el número de personas que pueden ser supervisadas de manera adecuada por un jefe.

- Coordinación: Para que un organismo social trabaje de manera adecuada debe existir armonía entre las diferentes funciones que lleva a cabo.

- Etapas: Para que un organismo social pueda cumplir con los objetivos fijados en la etapa de planeación es necesario que en la fase de la organización se definan los puestos, las actividades que llevarán a cabo, su autoridad y responsabilidad, así como el nivel que ocupan dentro de la estructura de la empresa.

- La Organización también incluye la integración de las personas al organismo social a través de un proceso de reclutamiento, selección, inducción, contratación, capacitación y desarrollo. Asimismo, la asignación de los recursos materiales necesarios para que puedan desarrollar su trabajo. Técnicas. Las técnicas más utilizadas en la etapa de Organización son los manuales y los organigramas. Los primeros pueden ser, por ejemplo, de bienvenida, políticas, procedimientos u organización. Los organigramas pueden ser horizontales, verticales, circulares, mixtos o de otras formas, según las necesidades de la entidad.

Dirección

La Dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión. La Dirección es la etapa del proceso administrativo que corresponde a la acción, ya que en ella se logra la realización de lo planeado mediante la coordinación de los esfuerzos de las personas que integran la organización. En este sentido, la dirección es un proceso interpersonal que implica orientar las acciones a través de la comunicación, el liderazgo y la motivación, para el logro de los objetivos establecidos.

Elementos de la dirección:

- Motivación: La motivación es importante en la función de Dirección pues con ella se logra realizar el trabajo que permite el logro de los objetivos organizacionales.

- Comunicación: La comunicación es un proceso a través del cual se intercambia información en un grupo social y que resulta indispensable para coordinar las acciones y encauzarlas hacia un mismo fin.

- Liderazgo: Es la influencia interpersonal ejercida en una situación, orientada a la consecución de uno o varios objetivos específicos mediante el proceso de comunicación humana.

La motivación, la comunicación y el liderazgo deben ser ejercidos por el Administrador para conducir las acciones de las personas e influir de manera positiva en su comportamiento, con la intención de lograr tanto los objetivos individuales como los colectivos.

Control

Se le denomina Control a la cuarta etapa del proceso administrativo,