Caso Empresarial – Cadena de Abastecimiento “PINTURAS EL COLOR BONITO”

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Área Planeación

Pinturas El Color Bonito, cuenta con un departamento de planeación, el cual participa activamente durante todos los meses en la operación de la empresa, recibiendo los estimados, comparándolos con el presupuesto y generando una explosión de materias primas para que, tanto el departamento de compras como comercio exterior en importaciones, realicen su gestión de ubicar los proveedores, que han sido calificados previamente y generar las ordenes de compra para que llegue la materia prima y poder fabricar el producto terminado que ventas ha solicitado. Sin embargo esta tarea de generación de explosión de materiales se realiza actualmente con macros en Excel, cuya finalización mensualmente toma entre 3 y 4 días.

Área Producción

Esta se realiza de acuerdo a los planes que ventas ha ejecutado, contando con la materia prima y los materiales de empaque necesarios en el momento planeado, para poder tener el producto terminado para la fecha requerida por los clientes. Este departamento suple las necesidades de las ventas de consumo masivo y de igual forma las de construcción. Es importante resaltar en éste punto que si existen pedidos adicionales que no han sido contemplados en la programación, las áreas de producción, planeación y distribución se sientan y revisan las existencias para cumplir con los pedidos adicionales, ya sea interrumpiendo un proceso de producción o buscando producto terminado en otras sucursales.

Área de Sistemas

Actualmente se encuentra en proceso de selección un software ERP para Pinturas El Color Bonito, el cual se necesita para unificar mucha información que hoy en día se maneja de forma independiente y los resultados son cargados a un software administrativo y de estadísticas, pero no sirve para la toma de decisiones previendo situaciones que se puedan simular. Así mismo no maneja información sustancial en línea que puedan utilizar otras áreas de la organización, información que puede ser analizada por diferentes áreas con diferentes puntos de vista y obviamente concluir con estrategias que sirvan a toda la organización. Cada área se las ingenia para llegar a sus resultados con programas y aplicativos independientes desarrollados generalmente en Macros de Excel.

Área de Distribución

El área de distribución de Pinturas El Color Bonito, cuenta con vehículos propios para realizar la distribución de sus plantas a los clientes del sector de la construcción, ya que las entregas que se deben realizar al sector consumo masivo se manejan bajo la figura de transporte tercerizado, que es contratado de acuerdo a las necesidades y cantidades que se presenten en su momento. Se manejan diferentes tipos de bodegas, unas para sector consumo y otras para sector construcción, siendo administradas por diferentes personas con diferentes políticas, pero buscando siempre trabajar bajo los niveles de servicio establecidos por la organización.

Manejan carga paletizada únicamente para las exportaciones que realizan a los diferentes países, el resto de la carga se maneja como carga suelta, ni siquiera moviendo estibas en los vehículos de transporte, buscando la optimización del espacio vs. el costo del transporte. La política que actualmente se maneja sobre producto terminado es mantener 30 días de inventario en las bodegas donde se requiere y a medida que éstos vayan despachando mercancía a sus clientes, el área de distribución envía ésta mercancía reponiendo lo entregado.

Área de Materiales

Pinturas El Color Bonito mantiene un área de materiales bien definida en ayuda con planeación, compras, materiales y comercio exterior (Importaciones y Exportaciones), la cual soporta íntegramente al área de producción para que pueda realizar su tarea en el momento que se requiere con el fin de entregar el producto terminado al cliente, según la programación que se hace. Es un área fundamental para la organización, ya que está administrando los inventarios de las plantas, tanto en materia prima como producto terminado. Manejan algunos indicadores de gestión puntuales para el área, midiendo niveles de rotación de la materia prima y de los productos por categorías, sin embargo no son utilizados para la toma de decisiones relevantes en el área, sino los generan por requerimiento del procedimiento que existe actualmente en el área.

Área Financiera y Administrativa

Área de la organización que soporta el manejo de temas como recursos humanos, contabilidad, costos, nómina, cartera y tesorería. Desde hace dos años tomaron el manejo de los jefes administrativos de los distritos, ya que hacían parte de la regional y hoy en día son responsables de los inventarios de cada distrito y velan por el cumplimiento de las entregas de los pedidos a los clientes. Así mismo tienen actualmente el control sobre el tema de distribución a nivel nacional, puesto que por un cambio de estrategia de distribución, la cual anteriormente se hacía con un tercero, hoy en día se realiza directamente y la organización tomó la decisión de que el área financiera se hiciera cargo de la distribución.

El dilema

El dilema de la organización nace, cuando cada área da su punto de vista respecto al tema de inventarios, cuando el área financiera comenta que el costo de los inventarios, tanto de producto terminado como de materia prima es muy alto y el costo financiero es muy alto para la compañía. El área de producción sustenta que debe tener bastante materia prima para producir cuando sea necesario. El área de distribución sustenta que para no quedar mal, hay que tener bastante inventario de producto terminado, y para terminar el área comercial está logrando porcentajes de cumplimiento, con algunas líneas de productos, entre el 300 y 400% sobre lo presupuestado. ¿Cree usted que la pregunta del Gerente General “creo que tenemos un problema de inventarios” nos puede llevar a encontrar la solución que tiene actualmente la empresa Pinturas El Color Bonito?

Dicha afirmación si puede conllevar a la búsqueda de soluciones hacia la problemática interna de la compañía, no obstante no es el único problema ni el más relevante que arroja el análisis situacional de Pinturas Color Bonito.

Se puede observar que ya han recorrido un buen camino, puesto que ya se tiene identificada la necesidad de realizar reuniones mensuales para el seguimiento de las actividades y resultados, sin embargo las dificultades se presentan en la recopilación de la información – datos