Control interno de los desembolsos de en efectivo.

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Aspectos del Control Interno de los Fondos de Caja chica

El control interno de los pagos hechos con el fondo de caja chica se logra cuando el encargado del fondo revisa la justificación con que los empleados solicitan el reembolso de los gastos pequeños hechos en favor de la compañía. El control es más completo cuando el encargado de la caja chica solicita reponer el fondo y otro empleado revisa la integridad y autenticidad de la justificación; después perfora el documento de soporte para que no sea reutilizado.

Las pruebas de auditoria aplicadas a la caja chica no se centran en el saldo de fin de año, sino en las transacciones. Para probar una o más transacciones de reposición se examina los comprobantes y se verifica su secuencia numérica.

A veces los fondos de caja chica se conservan en cuentas bancarias individuales. Al banco se le indicara por escrito que no acepte ningún depósito de cheques pagaderos a la compañía. Se depositaran exclusivamente cheques para reponer el fondo y sacar cheques pagaderos al banco o al custodio del fondo. Se prohíbe depositar cheques pagaderos a la compañía para prevenir que los ingresos en efectivo se destinen a la caja chica, pues esto violaría la suposición básica de desembolsos limitados y de revisión al momento de reponer el fondo.

Documentos de auditoria para el efectivo

Los documentos d trabajo referentes al efectivo suelen incluir una diagrama de flujo o una descripción escrita de los controles. También se utiliza un cuestionario de control interno. Especialmente en las grandes compañías. En otro documento se resumirán las pruebas de controles para las transacciones en efectivo y la evaluación del riesgo en la afirmación de los estados financieros referentes al efectivo.

He aquí otro documentos de trabajo: un programa de auditoria, una hoja resumen, hojas de cuentas en efectivo. Confirmaciones bancarias, conciliaciones bancarias, lista de cheques no cobrados, lista de cheques investigados, recomendaciones al cliente para que mejore el control interno y notas concernientes a la presentación y revelación apropiada del efectivo balance general del cliente.

Auditoría del Efectivo

- Examinar los riesgos inherentes, entre ellos los de fraude

- Examinar el control interno del efectivo

- Conocer el control interno del efectivo

- Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de controles y pruebas sustantivas del efectivo

- Efectuar más pruebas de aquellos controles que los auditores planean considerar como soporte de la evaluación de los niveles planeados del riesgo de control entre otras cosas:

- Comprobar mediante repetición los registros y las conciliaciones contables.

- Comprobar los detalles de una muestra de listas de los ingresos en efectivo con el diario correspondiente, los asientos de cuentas por cobrar y los comprobantes autenticados de depósito.

- Comparar los detalles de una muestra de desembolsos registrados en el diario de pagos al contado con los asientos de las cuentas por pagar y las órdenes de compra, con los informes de recepción, las facturas y los cheques pagados.

- Reevaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas del efectivo.

- Aplicar pruebas sustantivas a las transacciones y a los saldos de efectivo

- Obtener análisis de los saldos de efectivo y conciliarlos con el mayor general.

- Enviar formularios estándar de confirmación a las instituciones financieras para verificar las cantidades en depósito.

- Enviar formularios estándar de confirmación de cuentas bancarias (instituciones financieras) a la fecha del balance general y considerar la necesidad de conciliar la actividad bancaria en los meses adicionales.

- Obtener un estado bancario de corte que incluya las transacciones al menos de los siete días hábiles posteriores a la fecha del balance general.

- Contar e indicar el efectivo disponible.

- Verificar el corte de los ingresos y de los desembolsos en efectivo por parte del cliente.

- Analizar las trasferencias bancarias realizadas en la última semana del año de la auditoria y en la primera semana del año siguiente.

- Investigar los cheques que representen pagos grandes o inusuales a partes relacionadas.

- Evaluar la presentación correcta de los estados financieros y la revelación del efectivo.

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