Credito y cobranza NUEVA IMAGEN ES DISEÑO S. A. DE C. V

...

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

[pic 10]

PROPUESTA DEL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO CRÉDITO Y COBRANZA

[pic 11]

ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA

FUNCIONES ESPERADAS

FUNCIONES REALES

Otorgamientos de los créditos: Otorgar créditos a los clientes que desean comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa.

- Se otorgan créditos a los clientes que pasaron el filtro de evaluación, esto es un requerimiento forzoso.

Estudio de los estados financieros e información anexa: Para tener información financiera en la decisión de otorgar crédito.

- Se analizan todos los estados financieros del posible cliente.

Gestión efectiva de la cobranza: Las gestiones de cobranza deben enfocarse a los clientes difíciles en sus pagos, considerando el motivo de dicho atraso.

Los empleados en ocasiones no suelen manejar adecuadamente los tratos con los clientes difíciles de pago, y los terminan perdiendo. [pic 12]

Informes a la gerencia: Deberá presentar informes referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o no.

- Se presenta informe de los posibles clientes con todo el análisis ya estructurado en base a sus necesidades.

Control de personal a su cargo: Como jefe del departamento de crédito y cobranza existe la obligación de supervisar al personal a su cargo.

Este punto no se lleva a cabo, ya que el control está muy por debajo de lo que tendría que supervisarse. Cada trabajador sabe su cargo, sin embargo en ocasiones han tenido pérdidas por falta de presión hacia los deudores. [pic 13]

Determinación de malas deudas: El riesgo de otorgar créditos ha ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control interno. Es responsabilidad del jefe de crédito y cobranza identificar a los clientes con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.

Sería conveniente que contaran con un encargado de los posibles riesgos una vez que se otorgó el crédito, ya que la empresa por no querer perder clientes, podría llegar a tener un exceso de deuda por parte de sus interesados y esto conllevaría a posibles pérdidas. [pic 14]

Verificación de documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del departamento de cobranzas es verificar los documentos, para disminuir el riesgo de cartera vencida. La verificación se puede hacer sobre los documentos en los siguientes puntos:

- Facturas

- Letras en cartera

- Cheques sin fondos

- Si cuentan con una persona que analiza los datos de cada persona que desea obtener crédito con la empresa.

Entrevista

- ¿Me podría decir su nombre, experiencia y puesto?

- ¿Cómo definiría usted al departamento de crédito y cobranzas?

- ¿Cuántos años tiene en el área de crédito y cobranzas?

- ¿Qué perfil se debe de tener para ser parte del área de crédito y cobranza?

- ¿Qué capacitación otorgan?

- ¿La empresa otorga créditos?

- ¿Qué tipo de créditos otorga?

- ¿Qué perfil debe tener el cliente para que se le autorice el crédito?

- ¿Cuál es el proceso para otorgar un crédito?

- ¿Qué políticas de cobro manejan?

- ¿Cuál es su índice de morosidad?

- ¿Qué se hace cuando el deudor no ha pagado durante 1 año?

- ¿Reciben o han recibido algún financiamiento?

- ¿Qué tipo de financiamiento?

- ¿Qué ventajas y desventajas encuentra en un financiamiento?

- ¿Qué institución se los otorgó?

- ¿Para qué se están usando esos recursos?

- ¿Considera que el personal, las instalaciones, y el marketing que manea la empresa dan a sus clientes la satisfacción que necesitan?

- ¿Hace uso de algún outsourcing ?

- ¿En qué áreas se encuentra?