De la auditoría interna al proceso organizacional

...

- Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N°

Documento revisado

Observaciones del documento

1

Política de Logística y Servicio al Cliente

Última actualización 18 de julio 2014

2

Política de Gestión Financiera

Última actualización 5 de enero 2014

3

Manual de Procedimientos. Cap. Compras y Logística.

Última actualización 9 de febrero 2014

Manual de Buenas Prácticas de Manufactura

M-PC-002

Versión Marzo de 2014

Manual de Documentos de Retención y Archivo

M-DR-005

Libros de registro de muestras

Manual de Calidad M-AM-001

Versión Marzo de 2014

- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa.

- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

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- Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 12 de septiembre de 2016

Auditor(es): Oficina asesora de control interno.

Proceso auditado: compras

Auditado(s): Superintendencia de Logística.

N°

Evidencia de auditoría

Criterios de la auditoría

Hallazgos de la auditoría

C

NCM

NCm

1

Procedimientos de costos en materiales en bodega y stand-by

política de gestión financiera

Falta agregar implementación de procedimiento para costos en materiales de bodega y stand-by

X

2

formato único de despachos, Manual de procedimientos

Cap. Compras y logística

No se tiene en cuenta el formato único de despachos y recibo de fruver en el procedimiento

X

3

Cambios organizacionales

Política de logística y servicio al cliente

Falta actualización de la política de logística, cuya última actualización fue el 18 de julio 2014 y no se han agregado los cambios organizacionales del año 2015

X

4

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del año 2015.

- Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión de AGROECOSTA SAT y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.

- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno

- solo.

Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras.

-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras.

-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.

-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.

-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades