EL PROCESO ADMINISTRATIVO DESDE EL ENFOQUE SISTÉMICO

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Un sistema abierto, en cambio, es aquel cuyos elementos se encuentran en interacción con el medio ambiente externo. Muchos autores plantean la visión de las organizaciones desde el punto de vista de los sistemas. Pero, ellos no están pensando en los sistemas cerrados, sino que están caracterizando el desenvolvimiento de las organizaciones como sistemas abiertos.

Es totalmente lógico que una organización sea un sistema abierto y no uno cerrado. Esto es esencialmente porque se trata de un grupo humano y ninguna persona se encuentra aislada y abocada a una única organización. Todos los participantes se ven influenciados por el medio ambiente en el que viven, y consecuentemente llevan esas influencias a la organización.

Al tratarse de un sistema abierto, una organización recibe insumos e información desde el exterior, que elabora internamente para producir una salida hacia el exterior.

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Fuente: Eggers, Maximiliano F. (2012). Teoría de las organizaciones.

Por ejemplo, en una panadería existen diferentes aportes desde el contexto a la organización: harina de trigo, levadura, dinero, etc. A su vez, hay un proceso de transformación de determinados elementos en lo que resulta siendo el pan. Pero no solo hay que rescatar al pan como salida de la panadería, sino que además hay que tener en cuenta que, por ejemplo, los empleados se llevan frustraciones, satisfacciones, estrés, que también son productos de los sistemas organizacionales. La retroalimentación se da por aquellos resultados que aporta la organización al contexto y que influyen de alguna manera a las entradas.

En este ejemplo, hay una salida de la organización que es captada por quienes la administran (en el ejemplo, el panadero), y toman decisiones que cambian el proceso en el interior de la organización.

Pero en este enfoque sistémico de las organizaciones hay una gran complejidad que todavía no se ha planteado. Se mencionó que las organizaciones interactúan con el contexto, pero no se dijo lo dinámico y cambiante que es éste. La moda cambia, lo que piensan las personas cambian, los clientes rotan, los pensamientos no son los mismos, la actualidad no es la misma, el clima no es el mismo, la tecnología se renueva constantemente, los gustos de las personas cambian, entre miles de sorpresas con que uno se puede encontrar.

Una organización que se enfrenta a un ambiente muy dinámico tiene que adaptarse al cambio continuamente. Si no se adapta y no cambia, queda obsoleta y es superada por quienes sí se adapten. El éxito del sistema depende de la exitosa interacción que la organización logre establecer con su ambiente.

Elementos de las organizaciones

No hay una organización igual a otra. Cada una de ellas tiene características, cultura, metodologías, fines, estructuras diferentes. Sin embargo, se puede decir que todas comparten algunos elementos que son propios de las organizaciones: los recursos con que cuentan.

- Recursos humanos: son las personas con que cuenta la organización para lograr sus objetivos; es decir, las que trabajan en ella. La importancia que se le dio a este recurso a través de la historia fue diferente. En la actualidad, se considera que es uno de los recursos más importantes (sino el más importante) que posee una organización. La administración de los recursos humanos es una de las áreas de mayor estudio. Incluye aspectos como la motivación, retención, incentivos, capacitación, etc.

- Recursos materiales: son aquellos bienes muebles e inmuebles con que cuenta la organización para llevar a cabo sus operaciones. Algunos ejemplos son los insumos, ingredientes, dinero, materias primas, instalaciones, maquinarias, herramientas, locales, fábrica, vehículos, impresoras, computadoras, mesas, sillas, muebles, estantes, escritorios, televisores, etc.

- Recursos naturales y energéticos: son la tierra, el aire, el agua, la luz solar, combustibles y energía eléctrica, luz solar, etc. con que pueda contar la organización. Las organizaciones están tendiendo a un modelo organizacional de Green Office, un modelo cuyo objetivo es reducir las emisiones de dióxido de carbono y la huella ecológica que dejan las oficinas.

- Conocimiento y cultura organizacional: la información, las ideas y el conocimiento que forman parte y hacen a la organización son recursos intangibles y valiosos. En muchas organizaciones hay inversiones muy grandes que tienen como único fin resguardar estos recursos. Algunos ejemplos pueden ser: un listado de clientes de una organización, la forma de realizar el pan de una panadería, el conocimiento de los ingredientes de un chocolate, etc.

Bienes o Activos Tangibles

Bienes o Activos Intangibles

Bienes materiales que se pueden tocar y ver: materia prima, stock, libros, materiales, maquinarias, etc.

Bienes NO materiales que le aportan valor a la empresa: marca comercial.

- Símbolos y prestigio: las marcas, los símbolos, logotipos hacen al producto o servicio que brinda una organización identificable. Cualquiera podrá́ identificar si se trata de una Coca Cola o si se trata de una Pepsi, con el solo hecho de ver cuál es la marca, o el envase del producto. Las marcas generan asociaciones en el individuo que despiertan sentimientos. Es posible que cuando vea la marca Nike la asocie al deporte y la competencia; y cuando vea la marca PlayStation, la relacione con diversión.

Estos elementos intangibles en ocasiones son los recursos de mayor valor económico para las organizaciones. La historia, las relaciones comerciales, la calidad de los productos, las publicidades y demás estrategias de comercialización llevan a posicionar a las marcas, símbolos, logotipos o nombres dentro de la sociedad. Además, muchas organizaciones son identificadas, no por una imagen específica, sino por la ubicación en que se encuentran, lo que venden, la calidad y variedad de los productos o servicios que venden u ofrecen, su precio, entre otras características. Esto también es un activo[1] de la organización que hay que considerar dentro de este grupo.

Tipos de Organizaciones

Existen diferentes tipos de organizaciones, las que se pueden clasificar en:

- Las empresas

Una empresa es un grupo social que produce bienes y/o servicios, tendientes a la satisfacción de las necesidades