El Proceso de la Administración de Proyectos

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Proceso de la administración proyectos.

Las fases del proceso de la administración de un proyecto son: el inicio, la planeación, la ejecución y el cierre. Además, se lleva un control durante el desarrollo de todo el proyecto.

Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con la entrega del trabajo producido para que éste sea la entrada de la siguiente fase. La terminación de cada fase representa un punto natural para re-evaluar el esfuerzo en curso y, en caso de ser necesario, para cambiar o terminar el proyecto. Estos puntos se conocen como salidas de fase, hitos, puertas de fase, puntos de decisión, puertas de etapa o puntos de cancelación.

- El inicio del proyecto incluye la definición de lo se debe lograr con el proyecto, plantear el alcance y la selección de los miembros iniciales del equipo. El alcance de un proyecto define el tamaño del proyecto, cuanto tiempo y cuantos recursos se requieren.

El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

- Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.

- Análisis previo del alcance del proyecto.

- Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.

- Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.

Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso.

- La planeación del proyecto consiste en: perfeccionar el alcance, hacer un listado de tareas y actividades para lograr las metas, definir una secuencia de actividades, desarrollar un calendario y elaborar un presupuesto. El plan del proyecto debe aprobarse según las normas de calidad establecidas antes de proceder con la siguiente etapa.

Las actividades clave en esta etapa son:

- Análisis del alcance del proyecto.

- Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.

- Definición del plan de proyecto.

- Negociación del contrato.

Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja todos los términos del acuerdo.

- La ejecución del proyecto incluye: dirigir al equipo, comunicarse con el cliente, proveedores y demás externos, resolver conflictos y asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo y tiempo).

Las actividades principales de esta etapa son:

- Establecimiento del entorno de trabajo.

- Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.

- Ejecución de las tareas planificadas.

- Gestión de las peticiones de cambio.

De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto

- El cierre del proyecto contempla una serie de actividades, tales como:

- Reconocimiento de logros y resultados,

- Cierre de las actividades y dispersión del equipo,

- Aprendizaje de la experiencia del proyecto,

- Revisión del proceso y resultados, redacción del informe final,

- Auditorías.

- El control se lleva a cabo a lo largo de toda la administración del proyecto, las actividades que corresponden al control del proyecto son las siguientes:

- Vigilar las desviaciones del plan.

- Acciones correctivas.

- Recibir y evaluar cambios solicitados.

- Cambiar calendarios.

- Adaptar recursos.

- Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.

- Control de costos.

- Control de calidad.

- Informes de resultados.

- Comunicación con los interesados.

La administración de un proyecto puede modelarse con un diagrama de estados, el control se hace en paralelo a la ejecución para verificar que el proyecto se está llevando a cabo conforme al plan. Si el proyecto es un éxito es mérito de todo el equipo, pero si el proyecto falla solo es culpa del administrador del proyecto. (Luckey & Phillips, 2006).

Con base en la información obtenida podemos concluir decir qué las motivaciones que dan origen a un proyecto del tipo eficiente, o eficaz o de ambos, se da a través de varios factores, entre ellos interviene que el líder de la organización promueva una cultura organizacional que invite a cada integrante a formar parte de la empresa de manera comprometida y a su vez la persona sienta un compromiso reciproco, es decir se sienta parte y apoyada por la misma.

Otro factor importante es la motivación el cual es un elemento fundamental para el éxito de la empresa, ya que de ella depende en gran medida la consecución de los objetivos, para lograr esta difícil tarea es importante contar con motivadores tangibles e intangibles ya que estos son parte fundamental del desarrollo de cada integrante y la permanencia del mismo dentro de la organización.

Dentro de una organización el líder es la persona que orientara a los integrantes a alcanzar la meta de la empresa, esta persona será necesariamente la encargada de fomentar la motivación necesaria para que el factor humano se desempeñe de manera correcta en cada actividad que se le asigne.

Es importante mencionar que existen varios factores que pueden motivar a una persona, por tal razón es importante que las empresas detecten las necesidades e intereses de sus trabajadores, para incidir sobre ellos y diseñar un entorno laboral satisfactorio para los trabajadores, fomentar la comunicación y buena relación para lograr un equipo de trabajo que brinde un desempeño efectivo