Evaluacion y revaluacion de proveedores Grupo Familia

...

Esta reevaluación se realizaría en conjunto con las áreas de calidad, investigación y desarrollo, producción y logística, quienes medirían los diferentes criterios de desempeño a los proveedores. La información de todas las áreas involucradas en el proceso de evaluación se compilaría y se enviaría a cada proveedor para retroalimentarlo de su labor con la compañía.

Si el desempeño del proveedor no es satisfactorio, éste deberá establecer compromisos de mejora con la compañía estableciendo un plan de acción donde se estipulen las fechas y los responsables de la implementación de los mismos. El cumplimiento de estos planes, será verificado en posteriores evaluaciones por las áreas involucradas.

El método de reevaluación de proveedores, al igual que el de evaluación de proveedores, es el método de puntos o ponderaciones, los criterios que se han de tener en cuenta para este seguimiento son los siguientes:

CRITERIOS EVALUADOS

CALIFICACIÓN %

RESULTADO

Calidad del producto o servicio

0-20

Cumplimiento de requisitos de Seguridad y Salud

0-15

% cumplimiento a pedidos en unidades

0-7

% cumplimiento órdenes de pedido

0-8

% unidades entregadas a tiempo

0-10

Cumplimiento en los tiempos de entrega

0-8

Servicio durante la venta

0-7

Servicio post venta

0-7

Respuesta a solicitudes

0-8

Cumplimiento de requisitos ambientales del productos o servicio

0-10

El resultado de este seguimiento, genera o no acciones a realizar según el resultado obtenido así,

Mayor a 90 puntos

Proveedor IA

Mayor a 75 y menor o igual a 90 puntos

Proveedor I

Mayor a 50 y menor o igual a 75 puntos

Proveedor II

Mayor o igual a 0 y menor o igual a 50 puntos

Proveedor III

Con este resultado y dependiendo de la criticidad del proveedor, se deben ejercer ciertos tipos de controles con el objeto de asegurar la permanencia del proveedor en la compañía:

Criticidad de acuerdo a los productos que suministra

TIPO DE PROVEEDOR

IA

II

III

Esencial (E)

Mínimo

Inmediato

Inmediato

Intermedio (I)

Mínimo

Seguimiento

Inmediato

Cambiable (C)

Mínimo

Seguimiento

Cambio

- Los proveedores que requieren un control mínimo, no requiere seguimiento. Se identifica la falencia y se solicitar la evidencia de la corrección incluyendo acciones preventivas para evitar que la situación tienda se convierta en relevante.

- Proveedores que requieran un seguimiento, requiere hacer un seguimiento especial a las falencias que se presenten y a las acciones correctivas que se generan. Solicitar plan de acción elaborado a partir de una metodología de análisis de causas, acciones para eliminarla no conformidad, responsables y fechas de ejecución.

- Con los proveedores que se debe ejercer una acción inmediata, en primer lugar se debe comunicar de inmediato el resultado de esta evaluación al proveedor y solicitarle el plan de acción riguroso y detallado de las medidas correctoras que eliminen la causa de la no conformidad, fijando fechas que permitan evidenciar la mejora en el próximo ejercicio de re-evaluación.

Adicionalmente el encargado del área de compras, debe estimar las consecuencias generadas por el hecho del que el proveedor obtuviera esta calificación, se debe establecer un sistema de penalización a proveedores dado a conocer en la parte inicial de la contratación y hacerlo efectivo al momento de los incumplimientos y resultados de esta actividad.

Estas penalizaciones pueden ser suspensión de los servicios, retrasos en pagos de las facturas, disminución en el valor de las facturas, e inclusos inhabilidades definitivas.

Con los proveedores que el resultado muestre que es necesario realizar un cambio, se debe evaluar la viabilidad de realizar esta acción de manera inmediata o para el próximo proceso de licitación. Si es un proveedor crítico, el cual, por la importancia en el desarrollo de la operación no es posible realizar un cambio inmediato, se debe comunicar y solicitar inmediatamente a las áreas y roles claves del proveedor un plan de acción, de tal forma que las mejoras realizadas deben quedar evidenciadas y sustentadas en la nueva actividad de reevaluación, si el resultado en este nuevo ejercicio es superior se debe continuar con las acciones ejerciendo el control para proveedores con resultado “inmediato”.

Es indispensable tener en cuenta de manera global los resultados de las calificaciones obtenidas por los proveedores, tipo de materiales e insumos suministrados, montos económicos manejados y en general, el impacto que estos proveedores tienen en el proceso, con el objetivo de generar un plan de acción interno e identificar posibles falencias en el proceso inicial de evaluación