Informe de costos.

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INFORMES DE MAQUINAS OCIOSAS

En algunas industrias se preparan informes semanales o mensuales de máquinas no ocupadas, para que el Superintendente estudie y elimine las causas de esa anomalía, en coordinación con los jefes de cada departamento.

Dicha comunicación precisa el costo de la no utilización y las causas de ésta.

INFORMES SOBRE COSTOS DE PRODUCTOS

Estos reportes son elaborados por el Departamento de Costos, que es el que maneja diariamente los detalles de los Elementos del Costo, por lo cual conoce el cambio de los mismos y toma la iniciativa de comunicar, a la mayor brevedad posible, a las diversas secciones interesadas, las divergencias ocurridas, tanto positivas como negativas.

INFORMES DE LAS VARIACIONES O DESVIACIONES DEL COSTO

Suelen preparase mensual y semanalmente, muestran las variaciones y/o desviaciones, así como sus causas. Además, permiten al entregar a un departamento, fijar la responsabilidad por las condiciones controlables que se aparten de la medida, lo cual facilita la Administración por Excepciones.

A veces es conveniente analizar más profundamente esas diferencias, tomando como base las controlables, con apoyo de otras que muestren el detalle por departamentos.

Es común que un dirigente impreparado, que no entiende estos informes, los guarde sin estudiarlos, quizá sin leerlos, cuando, en verdad, son de una importancia capital, pues mediante ellos se puede saber cuándo se falla, cuanto, quien, y su importancia, lo cual es una verdadera llamada de atención, así como base sobresaliente para tomar medidas correctivas y decisiones adecuadas.

INFORMES SOBRE PRODUCCION

Generalmente son mensuales, pero resulta recomendable elaborarlos por semana y hasta diarios, pues permiten controlar el desarrollo de la Producción y los Costos. También en ellos puede resumirse mensualmente el quehacer de toda la Fábrica.

C O N T E N I D O

Debe ajustarse a las reglas siguientes:

- Limitarse a los datos más importantes.

- Hacer comparaciones, cuando sea posible, sobre todo con los informes anteriores de la misma clase.

- Precisar donde deben incidir los esfuerzos para mejorar la operación y reducir los Costos.

- Presentar los datos de modo que la responsabilidad, por los resultados indicados en el Informe, pueda atribuirse inmediatamente y sin vacilación.

A Q U I E N V A D I R I G I D O

Cuando se estudia el empleo de los reportes de todo tipo de costos, debe tenerse en cuenta de qué clase de dirigente se trata, para ser más expeditos.

DE CATEGORIA MENOR

A un capataz, por ejemplo, le interesa sobre todo el trabajo realizado por los individuos a sus órdenes y otras unidades bajo su control o concomitantes; es decir, es responsable de la ejecución de las tareas específicas que le competen, procurando que los empleados bajo sus órdenes trabajen fielmente, con eficiencia y, quizá, excepcionalmente, con eficacia.

Para que los informes del trabajo realizado sean útiles, la entrega de los reportes a los capataces debe ser diaria, su contenido estará integrado solo por hechos y cifras que le conciernan a cada uno. También es necesario que contengan lo sucedido el día anterior. Sin embargo, no todos los informes deben ser diarios, pues lo correspondiente a eficiencia y desperdicio pueden ser semanales.

La naturaleza de la Entidad y la índole del trabajo que se lleve a cabo bajo la dirección de cada capataz, es lo que se debe determinar en el contenido de los informes. Por otra parte, su frecuencia depende de la clase de datos.

JEFES DE DEPARTAMENTO

Antiguamente, el Jefe de Departamento, era un hombre practico no interesado en papeles. Sin embargo, las necesidades actuales lo han obligado a comprender los informes de las actividades que desarrolla, para tener un mejor control sobre la fuerza de trabajo, del equipo que tiene a su cargo, de los materiales que maneja, y la justificación de los gastos que generan.

Los Jefes de Departamento, no tienen el control directivo de cada individuo y de cada máquina, por lo que deben recibir los informes más resumidos que los destinados a los jefes de menor categoría. Estos están en intimo contacto con las erogaciones por Sueldos y Salarios, Materiales, y Gastos Generales por lo cual les concierne la vigilancia de sus departamentos y sus resultados globales, de tal manera que las operaciones internas de los mismos se desarrollen a la vez que en forma eficiente, en perfecta coordinación con las otras divisiones. Para conseguir esos resultados realizan su labor por medio de sus subordinados.

Los informes que se les envían a los Jefes de Departamento adoptan la forma de resúmenes semanales o mensuales, cuyos detalles se separan de acuerdo con las secciones que componen el departamento. El contenido debe subrayar los aspectos que requieren atención y proporcionar material de análisis en las juntas que se celebren en el departamento, con asistencia del jefe y sus subalternos con jerarquía.

SUPERINTENDENTE DE LA FÁBRICA

También denominado Jefe de Producción, a cuyo cargo se encuentran las actividades de elaboración de toda fabrica, ejerce su autoridad a través de los jefes de departamento. Los informes que se le entregan deben contener los detalles agrupados en totales, por departamentos. Ello le permite comprobar las actividades agrupadas o clasificadas por secciones. Además, existe otra clase de reportes especiales que les proporcionan ideas para planear normas o políticas del organismo.

Igualmente es responsable de todo trabajo de conservación y reparación, que delega a un departamento, del cual recibe un informe mensual o semanal, que se sirve para analizar las acciones de mayor importancia, por división, y comparar las cifras con las presupuestadas y predeterminadas.

DIRECTORES

Los jefes superiores, que trazan las políticas generales de la Entidad, tienen que recibir informes que comprenden los datos totales de la misma. Los más importantes son el de Posición Financiera, el de Resultados, el Conjunto de Costo de Producción y Costo de Producción de lo Vendido,