Organizacion y sistemas contables

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- INFORMES. Son resúmenes que contienen datos sobre operaciones financieras, contables y administrativas que también sirven como base para establecer las inferencias, que significa obtener conclusiones de una cosa. Estos informes se desprenden de las operaciones de la empresa y sirven para implantar una política mejor.

- PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE.

La primera acción que deberá realizar el responsable de dirigir la contabilidad de unos organismos, desde el momento que inicien sus funciones, será diseñar y establecer un plan contable, aquel que deberá ajustarse el funcionamiento general de todas las cuentas. Para ello, es necesario estudiar las operaciones que, dado el carácter de la empresa, se presentaran más usualmente y, en su momento, decidir sobre el método de cuentas que se considere más adecuado.

Boter F. menciona los siguientes puntos que se deben considerar:

- La organización contable de una empresa es más perfecta cuando menor sea el número de cuentas de carácter mixto que existan. Pero en muchos casos, pueden existir dificultades para adoptar tan radical resolución.

- La organización contable de una empresa será más perfecta cuando mayor sea el número de cuentas de resultados que existan, puesto que ello permitirá estudiar y analizar con mayor eficiencia los factores que concurren a la formación de los beneficios o de las pérdidas de la empresa.

- Es conveniente que los balances de ejercicio no sean tan extensos. En los balances de comprobación que tiene un gran número de cuentas son frecuentes las diferencias aritmético-contables y resulta más complicado el trabajo de eliminación. Los balances de cierre de ejercicio, en que la activo y pasivo ocupan más de una página cada uno de ellos, resulta poco intangibles. Para obtener la simplificación del número de cuentas es recomendable disponer de cuentas colectivas que se desarrollen en los libros auxiliares correspondientes. La simplificación de cuentas no debe ser alcanzada en ningún caso por la acumulación de diversos conceptos en una sola cuenta.

- Cada cuenta debe tener una significación definida, que ha de resultar precisamente del saldo de la misma.

SISTEMAS DE ORGANIZACION CONTABLE

DEFINICIÓN DE SISTEMA

Es un conjunto ordenado de elementos interrelacionados e interactuantes entre sí, que permiten el logro de objetivos determinados.

SISTEMATIZACIÓN CONTABLE

Es el aprovechamiento de los recursos humanos, físicos, financieros y materiales para alcanzar el objetivo planteado.

Una organización no puede funcionar sin sistemas y procedimientos, la sistematización se ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes, permitiendo la maximización en la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros, esto es efectuar el que hacer con el menor esfuerzo, en el menor tiempo y al menor costo, maximizando la eficiencia y eficacia administrativa y contable.

SISTEMA CONTABLE

Es el conjunto de procedimientos, técnicas y métodos interrelacionados entre sí para el mejor aprovechamiento de los recursos de una empresa, tanto de carácter financiero, humano y materiales, para registrar en forma oportuna las diferentes operaciones de la empresa, así como mantener el control de los activos y pasivos de la misma.

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

Es un subsistema del sistema de información del ente, encargado de captar y procesar datos, para luego transformarlos en información comunicable referente al:

- El patrimonio del ente y su evolución

- La tenencia de bienes de terceros

- Ciertas contingencias

“Trilogía del Sistema Contable”

Hay ciertos procedimientos que forman parte del sistema contable.

La contabilidad es:

- Captación e interpretación de datos

- Lectura y conclusión

- Teneduría de libros

(Captamos, analizamos y registramos)

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EFECTIVO.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

- Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

- Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

- Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir