PROCESO ADMINISTRATIVO: ORGANIZACIÓN

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b) Organización informal. Se refiere a las interacciones del personal, que no están prescritas por la organización formal, es decir, se refiere a los aspectos del sistema de organización, que no están formalmente planeados, sino que surgen de manera espontánea de las actividades e interacciones de los participantes.

PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

- Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización.

- Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución.

- Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.

- Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.

- Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.

- Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.

- Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las actividades.

- Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización como función requiere una estructura de trabajo, una estructura organizacional que sea lógica y adecuada a los objetivos, necesidades y potencialidades de la institución. Blau, Peter M. define organización como una: “Estructura organizacional donde es la distribución de las personas, en diferentes líneas, entre las posiciones sociales que influencian el papel de ellas en sus relaciones”.

La estructura organizacional desempeña tres funciones básicas:

a) Las estructuras están para producir resultados organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales.

b) Las estructuras están diseñadas para minimizar la influencia de las diferencias individuales sobre la organización.

c) Las estructuras son el medio a través del cual se ejerce el poder, en el cual se toman decisiones.

- ORGANIZACIÓN LINEAL: Forma estructural más simple, posee principios de autoridad lineal (existe una jerarquización de la autoridad, en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos). Líneas directas de autoridad y responsabilidad, líneas de comunicación rígidas. Características: Autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, centralización de decisiones y configuración piramidal.

- ORGANIZACIÓN FUNCIONAL: Se basa en el principio funcional (especialización). Características: Autoridad funcional ó división, canales directos de comunicación, descentralización de las decisiones, énfasis en la especialización.

- LINEA STAFF: Combinación De las dos anteriores, maximiza las ventajas y minimiza las desventajas. Características: Fusión de la estructura lineal con la funcional, lo que permite la coexistencia de líneas formales de comunicación con la prestación de asesoría funcional. Jerarquía de mando y especialización técnica.

- POR COMITES: En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la pirámide.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

ORGANIZACIÓN

VENTAJAS

DESVENTAJAS

LINEAL

*Estructura simple y de fácil comprensión

*Clara delimitación de las responsabilidades de cada órgano

*Facilidad de implantación

*Estabilidad y adecuación a organizaciones de tamaño más pequeño.

*Mando autocrático.

*Tendencia a la rigidez e inflexibilidad

*Falta de especialización

Enfasis en jefes que quieran hacerlo todo

*Congestión de canales de comunicación a medida que la empresa crece.

FUNCIONAL

*Mejorar supervisión técnica debido a la especialización de los órganos y a las comunicaciones directas y sin Intermediarios.

*Múltiple subordinación

*Tendencia a la competencia entre los diferentes

especialistas

*Confusión en cuanto a los objetivos

*Existencia de tensiones y conflictos en la

organización

LINEA-STAFF

Oferta interna de asesoría especializada e innovadora,

manteniendo el principio de unidad de mando y la actividad

conjunta y coordinada de los órganos de línea y staff

Posibilidad de conflicto entre órganos operativos

(línea)y asesoría(staff)y la dificultad para mantener

el equilibrio dinámico entre el poder de los órganos

de línea y el poder de los órganos de staff

POR COMITÉS

*Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.

*Se comparte la responsabilidad